Binnen uw organisatie zijn er waarschijnlijk scenario's waarin een bepaalde actie de goedkeuring van iemand vereist. Per definitie neigen we ertoe naar ja / nee te leunen of het soort antwoorden goed te keuren / af te wijzen als we aan goedkeuringen denken. Maar het is niet altijd zo eenvoudig. Soms hebben we meer informatie nodig voordat we kunnen goedkeuren, of moeten we op maat gemaakte antwoorden bieden als een manier om een ​​verzoek goed te keuren en ook af te krijgen. Overweeg deze vragen:

  • "Kan ik een nieuwe computer krijgen?"
  • "Kunnen we een nieuwe printer installeren?"
  • "Kunnen we naar een conferentie gaan om meer te leren over de nieuwste technologie?"
  • "Kunnen we korting geven aan een nieuwe prospect"?
  • "Wie moet worden toegewezen aan deze nieuwe kans?"
  • "Wie moet dit nieuwe project opzetten dat we net zijn begonnen?"

Veel van deze vragen wel worden beantwoord met een ja of nee, maar voor dezelfde vragen kan ook een antwoord “meer informatie” nodig zijn voordat een definitief ja of nee wordt gegeven. En uiteraard de laatste twee vragen kan niet met ja of nee worden beantwoord - ze vereisen gedetailleerde antwoorden. Dus, hoe pakken we dergelijke vragen aan in ons goedkeuringsproces voor onze organisatie? Laten wij het uitzoeken…

Microsoft Flow maakt het een stuk eenvoudiger om dergelijke processen te automatiseren. Beschouw dit voorbeeld:

Als we in onze organisatie kansen hebben waarbij de geschatte omzet groter is dan een bepaalde waarde (bijvoorbeeld $ 300,000) en de prospect klaar is om direct te kopen, vraagt ​​ons proces om een ​​van onze beste verkopers te sturen om de deal te sluiten. Afhankelijk van het type prospect en hun behoeften, willen we misschien elke keer iemand anders sturen. Dus als er een behoefte is om te kiezen wie aan een opportunity moet worden toegewezen, kunnen we "aangepaste antwoorden" binnen het Flow-goedkeuringsmechanisme gebruiken om dit proces te automatiseren.

In onze Flow stellen we eerst een aantal voorwaarden in die moeten worden gecontroleerd telkens wanneer een opportunity wordt bijgewerkt: is de geschatte omzet van de opportunity groter dan $ 300,000 en is het tijdsbestek van de aankoop "Onmiddellijk"?

goedkeuringsprocedure

Als het antwoord op beide ja is, moeten we het goedkeuringsproces starten. We zullen de kiezen Start en wacht op goedkeuring (v2) stap en kies Aangepaste antwoorden - wacht op één reactie (premium) keuze. Dit geeft ons de mogelijkheid om onze eigen antwoorden toe te voegen aan onze goedkeuringsmail in plaats van alleen goed te keuren / af te wijzen. In ons geval is het de goedkeurder, een van de verkopers, of alle drie die een deal kunnen sluiten, afhankelijk van het soort deal. Om aangepaste antwoorden toe te voegen, klikken we gewoon Voeg een nieuw item toe en voeg het vereiste aantal antwoorden toe.

goedkeuringsprocedure

De persoon in de Toegewezen aan veld ontvangt de e-mail van de goedkeurder. In de hoofdtekst van de bovenstaande e-mail ziet u misschien dat sommige woorden speciale tekens om zich heen hebben. Deze worden markdowns genoemd en worden gebruikt om de tekst op een bepaalde manier in een goedkeuringsmail op te maken. ** wordt bijvoorbeeld gebruikt voor vetgedrukte tekst, ## is voor H2, enz. Zie voor een volledige lijst met markdowns Dit artikel.

Wanneer een opportunity wordt bijgewerkt en aan de voorwaarden in deze stroom wordt voldaan, gaat er een e-mail naar de goedkeurder die er zo uitziet.

goedkeuringsprocedure

Let op de mooi opgemaakte tekst in de e-mail: kop 2 voor het onderwerp van de gelegenheid ("Fungus Farm Northern Iowa") en de andere vetgedrukte labels.

Dus, wie moet deze deal sluiten? De opties worden weergegeven in de vorm van knoppen. De goedkeurder klikt eenvoudig op de gewenste knop en klikt Submit. Indien nodig kunnen ze ook aanvullende opmerkingen toevoegen aan het antwoord - zoals weergegeven in het bijgevoegde bestand:

Op basis van de uitkomst van de goedkeuringsmail kunnen we onze Flow ook de volgende stappen laten uitvoeren. In ons voorbeeld willen we een e-mail sturen naar Justin om hem te informeren dat hij aan deze deal zal werken. In die e-mail willen we ook de opmerking toevoegen die zijn goedkeurder heeft toegevoegd in de goedkeuringsmail van de vorige stap. Om dat te laten gebeuren, voegen we een toe Schakelaar in onze Flow, zodat afhankelijk van wie in de e-mail van de goedkeurder is gekozen, de volgende e-mailmelding naar de juiste persoon gaat. Zo ziet onze Flow eruit:

goedkeuringsprocedure
goedkeuringsprocedure

De e-mail ziet er zo uit:

goedkeuringsprocedure

Dus daar heb je het! Een eenvoudige goedkeuringsstroom met aangepaste antwoorden die niet alleen uw goedkeuringsproces kunnen automatiseren, maar ook zinvoller maken voor het typeaanvraag dat wordt geadresseerd. Probeer het uit en vertel ons hoe u het in uw organisatie gebruikt! Vergeet niet te doen Abonneer je op onze blog!

Happy Dynamics 365'ing!

Avatar voor Joe D365

Joe D365

Joe D365 is een Microsoft Dynamics 365 superheld die op pure Dynamics adrenaline draait. Als het gezicht van PowerObjects, is de missie van Joe D365 om innovatieve manieren te onthullen om Dynamics 365 te gebruiken en de toepassing naar meer bedrijven en organisaties over de hele wereld te brengen.