De meeste Dynamics 365 voor Customer Engagement-gebruikers willen een gemakkelijke zoekfunctie in hun applicatie. Terwijl ze in gesprek zijn met hun prospect of klant, moeten bijvoorbeeld de meeste leadgeneratie-medewerkers, verkopers of technisch ondersteunend personeel snel toegang hebben tot deze informatie, zodat ze onmiddellijk kunnen beginnen met het typen van oproepnotities onder de bijbehorende lead-, contact- of case-record . In het blogbericht van vandaag laten we u zien hoe u een Azure-aangedreven Relevance Search in Dynamics 365 online kunt inschakelen (niet beschikbaar voor on-premises).

Standaard CRM-zoekopdracht met functionaliteit kunnen gebruikers zoeken op veelgebruikte zoekvelden (kolommen) - voornaam, achternaam, telefoon, e-mail, enz. - en vervolgens die records presenteren die overeenkomen met de zoekcriteria. In het onderstaande voorbeeld zochten we op achternaam "salah" in het leadscherm en kregen we de enige lead die overeenkwam met de zoekcriteria.

relevantie zoeken

Een andere zoekfunctie die kan worden ingeschakeld, is Multi-entiteit Snel zoeken or Gecategoriseerd zoeken, voorheen genoemd Wereldwijd zoeken. Hiermee kunnen gebruikers records zoeken in maximaal 10 ingeschakelde entiteiten. In het onderstaande voorbeeld hebben we "john" ingevoerd als trefwoord voor zoeken in meerdere entiteiten en het vond een account, een contactpersoon en een concurrent beginnend met "john" op hetzelfde scherm.

relevantie zoeken

U kunt uw zoekopdracht ook filteren op specifieke entiteit door deze te selecteren uit de optie "Filteren met" hier.

relevantie zoeken

Zoeken op relevantie werd geïntroduceerd door Microsoft in v8.2 van Dynamics 365 Online. Relevantie Search omvat meerdere entiteiten zoals gecategoriseerd zoeken, maar het heeft de volgende voordelen.

  • Levert snelle en uitgebreide resultaten voor meerdere doorzoekbare entiteiten in een enkele lijst, gesorteerd op relevantie op basis van factoren zoals het aantal woorden dat overeenkomt met hun nabijheid tot elkaar in de tekst.
  • Gebruikt externe zoekservice (externe indexering) aangedreven door Azure om de zoekprestaties in Dynamics 365 Online te verbeteren.
  • Vindt overeenkomsten met elk woord in de zoekterm in elk veld in de entiteit. Overeenkomsten kunnen verbuigende woorden bevatten, zoals 'streamen', 'streamen' en 'gestreamd'.
  • Overeenkomsten in de resultatenlijst worden gemarkeerd zodat ze gemakkelijk kunnen worden bekeken.
  • Biedt de mogelijkheid om documenten te zoeken die zijn gevonden in Notities en bijlagen op e-mails en afspraken die zijn bijgehouden in Dynamics 365.

Laten we eens kijken hoe we deze functionaliteit kunnen inschakelen.

Stap 1: Zoeken op relevantie inschakelen

Ga naar om relevantie zoeken in te schakelen Instellingen> Beheer> Systeeminstellingen.

relevantie zoeken

relevantie zoeken

Vanaf Systeeminstellingen> Algemeen> Zoeken instellen, controleren Zoeken op relevantie inschakelen. Klikken OK om het privacybeleid van Azure te accepteren.

relevantie zoeken

Klik op OK on Systeem instellingen dialoog venster.

relevantie zoeken

Nu we Relevance Search-systeem hebben ingeschakeld, moeten we ervoor zorgen dat de beheerde eigenschap van entiteiten die aan onze zoekopdracht moeten worden toegevoegd, is ingesteld op Waar op een Kan synchronisatie met externe zoekindex inschakelen.

Stap 2: beheerde eigenschappen instellen

Ga naar Instellingen> Aanpassingen> Het systeem aanpassen. Onder Components, uitbreiden Entiteitenen klik vervolgens op een entiteit die moet worden opgenomen in de zoekopdracht. Klik in de menubalk op Beheerde eigenschappen. Voor Kan synchronisatie met externe zoekindex inschakelen, Klik Waar om de eigenschap in te stellen en klik op reeks. Herhaal dit voor alle entiteiten die moeten worden opgenomen in Zoeken op relevantie.

relevantie zoeken

Opmerking: Standaard zijn alle entiteiten ingesteld op Waar op een Kan synchronisatie met externe zoekindex inschakelen, dus meer dan waarschijnlijk is het gewoon een kwestie van verifiëren.

Stap 3: entiteiten toevoegen aan zoeklijst

Ga naar Instellingen> Aanpassingen> Het systeem aanpassen. Onder Componenten> Entiteiten, Klik Zoeken op relevantie configureren.

relevantie zoeken

De Selecteer entiteiten dialoogvenster wordt geopend. Klik Add om de entiteiten voor de zoekresultaten te selecteren. Klik OK als je klaar bent.

relevantie zoeken

Heb je het opgemerkt Totaal geïndexeerde velden aan de onderkant? In het bovenstaande voorbeeld zijn 230-velden buiten de maximale totale limiet van 1,000 momenteel ingeschakeld. Hoewel er een limiet is van 1,000-velden in totaal voor alle entiteiten, is er geen limiet voor het aantal entiteiten dat in de zoekopdracht moet worden opgenomen.

Stap 4: standaard zoekervaring instellen in de persoonlijke opties van de gebruiker (optioneel)

Deze stap wordt uitgevoerd door elke gebruiker die naar zijn persoonlijke opties gaat. Klik Settings pictogram op de bovenste menubalk en selecteer opties om de te openen Stel persoonlijke opties in dialoog venster.

relevantie zoeken

Vanaf Algemeen> Standaard zoekervaringselecteer Zoeken op relevantie uit de lijst en klik OK.

relevantie zoeken

De laatste stap is toevoegen Zoek kolommen on Snelzoekweergave voor elke entiteit. Herhaal deze stappen voor elke entiteit die moet worden opgenomen in de zoekopdracht.

Stap 5: Doorzoekbare velden configureren voor zoeken op relevantie

Ga naar Instellingen> Aanpassingen> Het systeem aanpassen. Onder Components, uitbreiden Entiteitenen vouw vervolgens de gewenste entiteit uit. Klik in de navigatiestructuur op View. Dubbelklik Snelzoekweergave. In ons voorbeeld gebruiken we de entiteit Actieve contacten.

relevantie zoeken

Klik op Voeg zoekkolommen toe. Selecteer in het dialoogvenster de velden die u aan de zoekindex wilt toevoegen. Klik op als u klaar bent OK

relevantie zoeken

relevantie zoeken

Herhaal dit voor Weergavekolommen toevoegen en klik op OK.

relevantie zoeken

Klik op Publiceer alle aanpassingen om de wijzigingen van kracht te laten worden. Nu zijn we helemaal klaar om de Relevance Search-functionaliteit in Dynamics 365 Online te gebruiken. Laten we het testen ...

Klik op Vergrootglas pictogram in de bovenste menubalk, typ een trefwoord voor zoeken en bekijk de resultaten!

relevantie zoeken

En dat is het. Zoeken op relevantie is nu volledig ingeschakeld.

De onderstaande tabel wordt verstrekt door Microsoft als een korte vergelijking van drie beschikbare zoekmogelijkheden in Dynamics 365 Online:

Functionaliteit Zoeken op relevantie Volledige tekst Snel zoeken Snel vinden
Beschikbaarheid Beschikbaar voor Dynamics 365 (online) organisaties die Dynamics 365 voor Customer Engagement-apps versie 9.0 hebben geïnstalleerd. Niet beschikbaar voor Dynamics 365 (lokale) organisaties. Beschikbaar voor Dynamics 365 (on-premises) organisaties, beginnend met Dynamics CRM 2015 updatepakket 1. Beschikbaar voor Dynamics 365 (online) organisaties en Dynamics 365 (on-premises) organisaties.
Standaard ingeschakeld? Nee. Een beheerder moet dit handmatig inschakelen. Nee. Een beheerder moet dit handmatig inschakelen. Ja
Zoekbereik voor één entiteit Niet beschikbaar in een entiteitsraster. U kunt de zoekresultaten filteren op een entiteit op de resultatenpagina. Beschikbaar in een entiteitsraster. Beschikbaar in een entiteitsraster.
Zoekbereik voor meerdere entiteiten Er is geen maximumlimiet voor het aantal entiteiten dat u kunt doorzoeken. Opmerking: Hoewel er geen maximumlimiet is voor het aantal entiteiten dat u kunt zoeken, geeft het filter Recordtype alleen gegevens weer voor 10-entiteiten. Zoekt naar 10-entiteiten, gegroepeerd per entiteit. Zoekt naar 10-entiteiten, gegroepeerd per entiteit.
Zoekgedrag Vindt overeenkomsten met elk woord in de zoekterm in elk veld in de entiteit. Vindt overeenkomsten met alle woorden in de zoekterm in één veld in een entiteit; de woorden kunnen echter in elke volgorde in het veld worden vergeleken. Zoekt overeenkomsten zoals in een SQL-query met "Vind ik leuk" -clausules. U moet de jokertekens in de zoekterm gebruiken om binnen een string te zoeken. Alle overeenkomsten moeten exact overeenkomen met de zoekterm.
Zoekresultaten Retourneert de zoekresultaten in volgorde van relevantie, in een enkele lijst. Retourneert voor afzonderlijke entiteiten de zoekresultaten in een entiteitsraster. Retourneert voor meerdere entiteiten de zoekresultaten gegroepeerd per categorie, zoals accounts, contacten of leads. Retourneert voor afzonderlijke entiteiten de zoekresultaten in een entiteitsraster. Retourneert voor meerdere entiteiten de zoekresultaten gegroepeerd per categorie, zoals accounts, contacten of leads.

Zorg dat je Abonneer je op onze blog voor meer tips en trucs!

Happy Dynamics 365'ing!

Avatar voor Joe D365

Joe D365

Joe D365 is een Microsoft Dynamics 365 superheld die op pure Dynamics adrenaline draait. Als het gezicht van PowerObjects, is de missie van Joe D365 om innovatieve manieren te onthullen om Dynamics 365 te gebruiken en de toepassing naar meer bedrijven en organisaties over de hele wereld te brengen.