De post van vandaag behandelt het proces van inschakelen van Azure Attachment Management op een Dynamics 365 voor Customer Engagement-omgeving. We beginnen met hoe u het kunt kopen / downloaden van de Microsoft Appsource-website en vervolgens kijken hoe u bijlagen in Azure kunt opslaan en hoe u bijlagebeheer toegankelijk kunt maken voor eindgebruikers op de entiteitsformulieren. Laten we beginnen…

1. OPLOSSING DOWNLOADEN

Ga als systeembeheerder naar https://appsource.microsoft.com en zoek naar "Bijlagebeheer" door Microsoft Labs en klik op de juiste optie in de vervolgkeuzelijst. Hiermee wordt u doorgestuurd naar de downloadpagina. Zorg ervoor dat het een oplossing is die is gemaakt door Microsoft Labs, want dit is de oplossing die vereist is. Hieronder ziet u wat op het scherm moet worden weergegeven.

bijlage management

Opmerking: Open de Microsoft Appsource-website in de browser waarin de systeembeheerder is aangemeld bij Dynamics 365, omdat hiermee alle CE-instanties binnen die organisatie worden opgehaald. (Zie onderstaande screenshot voor meer informatie.)

Selecteer nu "Nu downloaden" en er verschijnt een dialoogvenster met de machtiging van het dialoogvenster waarin de systeembeheerder wordt gevraagd in te stemmen met het verstrekken van basisinformatie over het gebruikersaccount en met de Algemene voorwaarden van Microsoft. De pagina wordt vervolgens omgeleid naar de installatiepagina waar de beheerder kan selecteren aan welk exemplaar hij deze wil toevoegen. Navigeer naar het dropdown-veld met de naam "Organisatie om de toepassing aan toe te voegen:" en selecteer het Dynamics 365 CE-exemplaar waar dit in moet gaan.

bijlage management

Opmerking: een beheerder kan deze oplossing alleen installeren in een instantie waarvoor hij systeembeheerdersrechten heeft.

Zodra het juiste exemplaar is geselecteerd, leest u en gaat u akkoord met de privacy- en wettelijke voorwaarden. Na akkoord wordt de beheerder doorgestuurd naar het Dynamics 365 Beheercentrum om de voortgang van de installatie te bekijken. Navigeer naar om dit te controleren toepassingen in de menubalk.

2. AZURE CONFIGURATIE

Om documenten op te slaan in Azure, moet de beheerder deze stappen volgen om ervoor te zorgen dat alle bijlagen en notities worden doorgestuurd naar Azure in plaats van Dynamics 365.

Maak eerst een container in Azure Blob-opslag. Dit wordt ingevoerd in de Dynamics 365-configuratie, zodat het systeem weet dat alle bijlagen worden opgeslagen in die container, die zich in Azure bevindt. Opmerking: dit kan alleen worden gedaan als de organisatie al een resourcegroep heeft die in de portal is gemaakt.

Onder Opslagaccounts klik in de Azure-portal op + Voeg toe en vul de Naam opslagaccount op het nieuwe tabblad dat wordt geopend. Laat elke andere optie zoals die is.

bijlage management

Eenmaal gemaakt, opent u het opslagaccount en scrolt u naar beneden en opent u de blobs service. Hier kan de beheerder de containers maken die de bijlagen bevatten die zijn geüpload via Dynamics 365. Aanbevolen best practice is om twee algemene containers te maken (die worden gebruikt op de configuratiepagina van Azure Attachment Storage) en vervolgens voor elke entiteit een container te maken die bijlagen toewijst aan Azure Blob Storage. De globale containers die zullen worden gebruikt voor de configuratie van de oplossing in Dynamics zullen ook de standaardcontainer zijn voor eventuele bijlagen die niet zijn toegewezen aan een entiteit.

Opmerking: maak twee (globale) containers met de naam "emailsattachmentcontainer" en "notesattachmentcontainer." Stel het "Public Access Level" van alle andere containers voor hun respectieve entiteiten in op "Blob", omdat dit gebruikers in staat stelt een preview-functie te hebben bij het aanwijzen de bijlagelink in Dynamics 365. Tenzij dit wordt gedaan, geeft de preview-functie alleen een foutmelding weer.

bijlage management

3. DYNAMICS 365 CONFIGURATIE

Na een paar minuten wordt de oplossing nu geïnstalleerd in de Dynamics 365-omgeving. Het kan op twee plaatsen worden geverifieerd: ten eerste, vanuit de sitemap waar de beheerder de module "Azure Attachment Storage" kan zien en ten tweede, via de pagina met oplossingen waar de oplossing bovenaan de lijst wordt weergegeven.

Onder Azure Attachment Storage> Azure Blob Storage Setup, kan de beheerder configureren hoe Dynamics communiceert met Azure Blob Storage. Dit bestaat uit opslagaccountnaam, Azure SAS-token, de containers voor notities en e-mailbijlagen en een optioneel GUID-veld. Opmerking: de GUID wordt ingevoegd om het verwijderen van bestanden uit de Blob-opslag te beperken.

Hoe een SAS-token te genereren: Klik eerst op het opslagaccount dat voor deze Dynamics 365-instantie is gemaakt en ga vervolgens naar Gedeelde toegang handtekening om een ​​Azure-zoekopdracht toe te voegen waarmee de pagina voor het genereren van SAS-tokens wordt weergegeven.

Opmerking: onder Start- en vervaldatum / -tijd, stel de datum en tijd in waarop het SAS-token moet verlopen. Standaard verloopt deze na 24 uur.

bijlage management

Selecteer het SAS-token nadat het is gegenereerd.

Plak het in de SAS-token veld in de Azure Blob-instellingen in Dynamics 365 en vul de andere velden in.

Zodra alle velden zijn bijgewerkt, klikt u op Bevestigen om de wijzigingen op te slaan. Om te bevestigen dat er wijzigingen zijn aangebracht, vernieuwt u de pagina en controleert u of het bericht 'Laatst gewijzigd door beheerdersnaam' onder aan het tabblad staat.

Na het configureren van Azure Blob Storage die is ingesteld binnen Dynamics 365, moet de beheerder nu de entiteiten die deze add-on zullen gebruiken inschakelen om documenten en bijlagen te uploaden. Onder Azure Attachment Storage> Instellingen voor Notes-bijlage-entiteit, vink alle vakjes aan voor elke entiteit die de Azure Attachment-functionaliteit vereist. Opmerking: alle entiteiten worden hier weergegeven met behulp van hun schemanamen en niet hun weergavenamen.

Na het controleren van alle entiteiten waarvoor Azure Attachment Management is ingeschakeld, voert u de containernaam in bij NAAM CONTAINER kolom. Hiermee wordt de entiteit in wezen toegewezen aan de container die in Azure is gemaakt en worden alle bijlagen opgeslagen.

Opmerking: als een container voor een entiteit niet wordt toegewezen, is de globale container de standaardbestemming van alle bijlagen die aan die entiteit zijn gekoppeld.

Nu kunnen we kijken hoe we de functionaliteit kunnen inschakelen, zodat eindgebruikers meerdere bestanden naar het formulier kunnen uploaden met behulp van de webbronnen die door de oplossing worden geboden. Deze webbronnen zijn: msdyn_filesandattachments.html en msdyn_multiple_uploads.html.

Opmerking: het toevoegen van de webresources aan een entiteitsformulier is niet verplicht en belemmert niet het uploaden van documenten naar Blob wanneer dit wordt gedaan via het maken van native notities via het sociale paneel.

Open eerst het formulier voor de entiteit die de bijlagebeheerfunctionaliteit vereist. Voeg vervolgens een nieuw tabblad aan het formulier toe (1) en selecteer vervolgens Webbron (2) op de opdrachtbalk van de formuliereditor. Hernoem de Tab.

In de Webbron toevoegen dialoogvenster, in de Webresource veld, voeg de toe msdyn_multiple_uploads.html webbron. Tip: zoek met de jokerteken (*) voor de eerste en laatste letter van de webresource. Geef het een verstandige naam zoals "DocumentUpload".

bijlage management

Configureer vervolgens de opmaak door het aantal rijen in te stellen op 13 en de optie weergaverand uit te schakelen. Dan klikken OK. Controleer of de webresource nu op het formulier staat.

Nadat u het nieuwe tabblad voor Meerdere uploads hebt gemaakt, herhaalt u dezelfde stappen voor het tabblad bestanden en bijlagen. Op dit tabblad kan de gebruiker bestanden openen en downloaden die tegen de record zijn geüpload. Gebruik hiervoor de msdyn_filesandattachments.html webbron. Het resultaat moet zijn zoals hieronder.

Sla vervolgens op en publiceer en controleer of de tabbladen nu worden weergegeven op het entiteitsformulier.

4. TESTEN VAN EEN EENHEID

Omdat alles nu is gepubliceerd en in de omgeving zit, kunnen gebruikers nu naar binnen gaan om notities te maken en bijlagen toe te voegen die nu in Azure Blob Storage worden geplaatst. In dit gedeelte wordt beschreven waar u kunt controleren of de functionaliteit naar verwachting werkt.

Open eerst de entiteit waar de Uploads en Bijlages tabbladen bevinden zich. Sleep een bestand naar het bestand Uploads tabblad, maak er een notitie bij en voeg een beschrijving toe en klik vervolgens op Bespaar. De bijlagen worden nu weergegeven onder de Bijlages Tab.

Dit wordt nu opgeslagen in de Azure Blob-opslag en de bestandsnaam is een aaneenschakeling van de GUID en de bestandsnaam.

Opmerking: als een gebruiker een notitie verwijdert in Dynamics 365, wordt elke bijbehorende bijlage met die notitie ook verwijderd in Azure Blob-opslag.

5. E-MAILINSTELLINGEN

Hierboven hebben we de bijlagen voor notities binnen een Dynamics 365-record getest, waarbij de gebruiker handmatig een document binnen het betreffende record gaat uploaden. E-mailbijlagen zijn iets anders, omdat de bijlagen binnenkomen via een e-mailrecord. Daarom zal de beheerder bijlagebeheer inschakelen voor de e-mailentiteit in de OPMERKINGEN AANHANGSEL INSTELLING ENTITEIT en wijs vervolgens de juiste container toe aan die entiteit (zie afbeelding 1). Een ander aandachtspunt is dat, als de e-mail wordt gevolgd door Dynamics 365, de bijlage met betrekking tot die e-mail ook wordt weergegeven in de Azure Blob Storage en in de e-mails Activiteit bekijken (zie afbeelding 4). Als een e-mail wordt bijgehouden over een record waarvan de gebruiker eigenaar is, wordt dit weergegeven in de Bijlages tabblad van dat specifieke record (zie afbeeldingen 2 en 3). Als de e-mail echter geen betrekking heeft op een werkelijke record (waarvoor bijlagenbeheer is ingeschakeld), wordt deze niet weergegeven op het tabblad Bijlagen in de lijst met e-mailbijlagen.

Hetzelfde gedrag is ook van toepassing bij het verzenden van e-mails van Dynamics 365. Wanneer een e-mail met een bijlage wordt verzonden, wordt deze opgeslagen in de container die is toegewezen aan e-mailbijlagen (zie afbeelding 5).

6. BEHEERTAKEN

Als de omgeving bestanden bevat die worden opgeslagen in de Dynamics 365-database, zijn er een aantal scenario's om te overwegen:

  • Dit kan van vóór de implementatie van Azure Attachment Storage zijn.
  • Het kan zijn dat Azure Blob Storage-toewijzing vanuit Dynamics 365 later is gebeurd, toen de oplossing voor het eerst werd geïnstalleerd binnen Dynamics 365 en nu is het nodig om ze naar Azure Blob Storage te migreren.

De beheerder kan bekijken hoeveel bestanden momenteel in de Dynamics 365-omgeving zitten en hoeveel bestanden hier naar de Azure Blob-opslag zijn verplaatst: Azure Attachment Storage> Rapporten en Admin. Om de bestanden naar Azure Blob-opslag te verplaatsen, schakelt de beheerder een of beide selectievakjes in Bijlagen bijlagen en E-mailbijlagen En klik vervolgens op Ga naar Blob. Als zich een speciale omstandigheid voordoet waarin de migratie van de bestanden naar Blob moet stoppen, moet de beheerder klikken Stop met verwerken. Zodra de migratie van de bestanden is gestart, wordt onderaan het formulier een bericht weergegeven om de beheerder hiervan op de hoogte te stellen. Vernieuwen om de update te zien.

Opmerking: zorg ervoor dat toewijzingen tussen de Notes- en e-mailentiteiten aan de Blob Storage-containers zijn geconfigureerd vóór de migratie.

Opmerking: Dynamics 365 beperkt de verplaatsing van bestanden tot 140-bijlagen per ophaalactie voor maximale efficiëntie.

7. SECURITY

Er zijn drie entiteiten die moeten worden geconfigureerd om gebruikers toegang te geven tot de Attachment Management-oplossing binnen Dynamics 365: Notitie, Azure Blob Storage-instellingen en NotesAttachmentEntitySetting.

Ten eerste zijn de meest elementaire beveiligingsrechten die aan een gebruiker moeten worden gegeven leesrechten op de Azure Blob Storage-instellingen en NotesAttachmentEntitySetting. Dit stelt een gebruiker in staat om deze twee entiteiten onder de Azure Attachment Storage-module op de sitemap te zien, waardoor ze de Azure Attachment Storage-configuratie kunnen bekijken en de entiteiten waarvoor de oplossing is ingeschakeld. Als een gebruiker toestemming heeft om een ​​bijlage te uploaden, te bekijken, te bewerken en te verwijderen, moet de entiteit Note volledige CRWD-rechten krijgen.

Nou, dit was een van onze langere blogposts, en als je het zo ver hebt gehaald, ben je nu eigenlijk een expert op het gebied van Azure Attachment Management! Laat ons weten wat je denkt.

Veel plezier met hechten!

Avatar voor Joe D365

Joe D365

Joe D365 is een Microsoft Dynamics 365 superheld die op pure Dynamics adrenaline draait. Als het gezicht van PowerObjects, is de missie van Joe D365 om innovatieve manieren te onthullen om Dynamics 365 te gebruiken en de toepassing naar meer bedrijven en organisaties over de hele wereld te brengen.