Een veelvoorkomend scenario dat aan onze consultants wordt gevraagd om op te lossen, is de noodzaak om kennis te geven of records te maken ter voorbereiding op een evenement of taak. In de blogpost van vandaag nemen we een scenario door waarin ons is gevraagd een record voor een jaaroverzicht te maken een maand voor de begindatum van het boekjaar van het account. Genieten!

stroom

Normaal gesproken moeten we met dit soort oplossingen een ETL-tool gebruiken, zoals Scribe of de KingswaySoft Dynamics 365-adapter voor Microsoft Dynamics SSIS - of door gebruik te maken van een wachttoestand in een workflow. We kunnen dit echter ook oplossen met Microsoft Flow met behulp van een Geplande Flow.

Om de oplossing voor te bereiden, hebben we een op maat gemaakt Jaaroverzicht entiteit met een blik naar de Account, evenals a Beoordelingsdatum veld. Vervolgens maken we een aangepast datumveld - met de naam Begindatum van het fiscale jaar - in het accountrecord. Voor dit veld hebben we specifiek de Gedrag naar Alleen datum, omdat het de tijd niet opslaat, wat cruciaal zal zijn in het Flow-ontwerp.

Zodra we de CRM-velden hebben ingevoerd, kunnen we Flow benutten. We beginnen met het maken van een Geplande stroom die op de eerste van elke maand op 10 AM wordt uitgevoerd:

Bouw een geplande stroom op Flow naam Creëer Review Taak Voer deze stroom uit • Start Herhaal elke Deze stroom zal lopen: Elke maand Blijf zonder moeite op de hoogte van wat belangrijk is - u kiest wanneer en hoe vaak de stroom loopt. Voorbeelden: automatiseer teamherinneringen om onkostendeclaraties in te dienen Automatische back-up van gegevens naar aangewezen opslag op een regelmatige basis 7 / 1 / 14 bij maand Skip Annuleren

De eerste stap van de Flow maakt gebruik van de Variabele initialiseren actie, die de datumwaarde identificeert die we nodig hebben voor de volgende stap in de Flow. Om de juiste datumwaarde voor ons voorbeeld te identificeren, moeten we de eerste datum van de volgende maand identificeren wanneer de stroom wordt uitgevoerd. Als het bijvoorbeeld op juli 1 wordt uitgevoerd, verwachten we dat het resultaat augustus 1 is. We hebben de volgende code gebruikt:

startOfDay (startOfMonth (voegTimen(UtcNow (),1, 'Maand')))

Laten we eens kijken hoe de actie de huidige datum aanpast om de waarde te krijgen waarnaar we op zoek zijn:

  1. Voegt een maand toe aan de huidige datum
  2. Identificeert de eerste datum in die maand
  3. Stelt de tijdcomponent van de Datetime in op 00: 00: 00.000

Opmerking: deze code werkt op elke datum van de maand, waardoor we de mogelijkheid hebben om handmatig uit te voeren als er een probleem optreedt tijdens het normale schema.

Met behulp van de variabele Date uit de eerste stap identificeren we de records in Dynamics die aan die criteria voldoen. Met andere woorden, het toont ons alle accounts waarvoor de Begindatum van het boekjaar = Augustus 1.

Vanaf hier zullen we een Dynamics toevoegen Maak een nieuw record actie die de actie automatisch in een Toepassen op elk functie. Met andere woorden, het zal de Maak een nieuw record actie voor alle records die in de vorige zijn geïdentificeerd Lijst records functionaliteit. De Maak een nieuw record actie maakt een Jaaroverzicht opnemen, toewijzen van de Eigenaar van het record als de eigenaar van het account, de Einddatum bij de variabele Fiscale datum, en Account naar het Account dat is geïdentificeerd in de Lijst records actie.

Door de machine gegenereerde alternatieve tekst: Toepassen op elke * Selecteer een uitvoer uit de vorige stappen waarde x Maak een nieuw record (Preview) O * Naam organisatie * Entiteitsnaam Account Account Import Volgnummer Naam Eigenaar Eigenaar Type Record gemaakt op beoordelingsdatum PowerObjectsPowerAppsDemos Jaarrekeningen Account x Volgnummer van de import die deze record heeft gemaakt. De naam van de aangepaste entiteit. Eigenaar x systeemgebruikers Datum en tijd waarop het record is gemigreerd. Boekingsdatum Begindatum x

Opmerking: we hadden veel verschillende acties kunnen uitvoeren in plaats van de Jaaroverzicht record. We hadden bijvoorbeeld het volgende kunnen doen:

  • Maak een Dynamics 365 Activiteit opnemen (taak, e-mail, telefoongesprek, enz.)
  • Stuur een e-mail rechtstreeks naar de eigenaar van het account.

Het gebruik van Flow in deze hoedanigheid is een geweldige manier om op tijd gebaseerde activiteiten uit te voeren, zonder een ETL-tool, zoals Scribe of KWS en SSIS, te gebruiken - of door gebruik te maken van een Wacht-voorwaarde in een workflow.

Hopelijk helpt dit u het gemak te zien van het automatiseren van processen met Microsoft Flow. Vergeet niet te doen Abonneer je op onze blog voor meer Dynamics 365 en Flow tips.

Gelukkig vloeiend!

Avatar voor Joe D365

Joe D365

Joe D365 is een Microsoft Dynamics 365 superheld die op pure Dynamics adrenaline draait. Als het gezicht van PowerObjects, is de missie van Joe D365 om innovatieve manieren te onthullen om Dynamics 365 te gebruiken en de toepassing naar meer bedrijven en organisaties over de hele wereld te brengen.