Veel bedrijven hebben momenteel geen systemen of middelen om het bedrijfsbeleid en interne controles goed af te dwingen. Dynamics 365 for Finance and Operations (D365F & O) kan helpen!

Hier zijn verschillende manieren waarop D365F & O de interne controles van uw bedrijf kan versterken, terwijl u tegelijkertijd tijd en geld bespaart.

Traceerbaarheid

Elke transactie in D365F & O kan in het systeem worden gevolgd om te identificeren wie de transactie heeft geboekt, wanneer de transactie is geboekt (datum- en tijdstempel) en uit welke documentbron de transactie is geboekt.

Gebruikers kunnen vanuit het proefsaldo of het audittrailrapport helemaal terug naar het brondocument navigeren om meer zichtbaarheid te krijgen. Gebruikers kunnen ook navigeren vanuit het GL Voucher Transactierapport of vanuit elke transactie met een voucher. Een verkoop- of leveranciersfacturenjournaal heeft bijvoorbeeld allebei een optie om de 'voucher' te bekijken en vervolgens terug te gaan naar transacties.

Veiligheid

Via op rollen gebaseerde beveiliging kunnen bedrijven beveiligingsrollen instellen en toewijzen aan hun werknemers. Er zijn veel standaardrollen die aan gebruikers kunnen worden toegewezen, zoals AP Clerk, Inventory Accountant en Accounting Manager. Op basis van de toegewezen rol hebben gebruikers alleen toegang tot bekijken, bewerken of posten in specifieke delen van het systeem. Omdat alle bedrijven verschillend zijn, kunnen deze beveiligingsrollen eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van uw bedrijf.

Gebruikers kunnen ook Segregation of Duty-regels maken die risico's en schendingen van beleid identificeren. U wilt bijvoorbeeld niet dezelfde medewerker die betalingen van klanten stort, uw bankafstemming laten uitvoeren. Met behulp van de Segregation of Duty-functionaliteit kan het systeem controleren of dit beleid wordt nageleefd in uw beveiligingsinstellingen en eventuele conflicten identificeren. Conflicten kunnen worden opgelost door gebruikersbeveiliging aan te passen om naleving te garanderen.

Audit Workbench

De Audit Workbench is een zeer nuttig hulpmiddel om een ​​intern auditprogramma te helpen implementeren.

Gebruikers kunnen aangepast controlebeleid maken om brondocumenten te identificeren en te selecteren om te bekijken. Momenteel kunt u uw eigen criteria maken om inkooporders, leveranciersfacturen en onkostenrapporten te markeren. Met minimale instellingen kunnen gebruikers systeemscans uitvoeren door automatisch terugkerende batches te maken.

Als het auditbeleid wordt overtreden, wordt een auditgeval gegenereerd voor verdere beoordeling of actie. Waarschuwingen kunnen worden gegenereerd om zowel het auditteam als het management op de hoogte te stellen van beleidsschendingen.

Hier zijn een paar voorbeelden van hoe de Audit Workbench kan worden gebruikt:

  • Selecteer willekeurig 5% van de inkooporders voor beoordeling door uw interne auditteam
  • Controleer geboekte leveranciersfacturen met exact hetzelfde dollarbedrag om dubbele boekingen uit te sluiten
  • Zoek onkostendeclaraties voor regelitems die bepaalde tekst bevatten die kunnen wijzen op beleidsschendingen, zoals 'bier' of 'geschenk'

Goedkeuringswerkstromen

Veel bedrijven zitten vast met handmatige goedkeuringen en vertrouwen op hun boekhoudpersoneel om het bedrijfsbeleid te herzien en af ​​te dwingen. Nu met D365F & O kunnen goedkeuringsprocessen systematisch worden uitgevoerd door een workflow te configureren. Het systeem staat niet toe dat transacties die niet zijn voltooid in de workflow worden geboekt; ervoor te zorgen dat alle juiste machtigingen zijn verzameld. Deze opzet kan eenvoudig of complex zijn (meerdere goedkeuringsfasen) op basis van de behoeften van uw bedrijf.

De geschiedenis van een workflow wordt opgeslagen en is toegankelijk om te bekijken wie een transactie met een datum- en tijdstempel heeft goedgekeurd, net als de auditwerkbank.

Enkele voorbeelden van een goedkeuringsworkflow in D365F & O:

  • Voorkomen dat personeelsaccountants rechtstreeks in het grootboek posten, waarbij een manager journaalboekingen moet controleren en goedkeuren
  • CFO goedkeuring van inkooporders boven een bepaald dollarbedrag
  • Afdeling goedkeuring van leveranciersfacturen

E-mail Alerts

Met D365F & O kunnen gebruikers aangepaste e-mailmeldingen maken en verzenden op basis van bepaalde gebeurtenissen in het systeem.

Hier zijn enkele voorbeelden van meldingen:

  • Op basis van wijzigingen: ontvang een melding over een wijziging in het adres van een leverancier of een wijziging van de kredietlimiet van een klant
  • Maken - Ontvang een melding van een nieuw vast activum of klant die is ingevoerd
  • Vervaldatum - Stel uw verzendafdeling op de hoogte als de door de klant gevraagde verzenddatum is verstreken

Zoals u ziet, kan D365F & O via interne traceerbaarheid, beveiliging, auditwerkbank, goedkeuringsworkflows en e-mailmeldingen de interne controles van een bedrijf versterken. Deze gebieden kunnen allemaal worden aangepast aan de huidige en toekomstige behoeften van uw bedrijf.

Zorg ervoor dat je blijft controleren onze blog voor meer! En zoals altijd, gelukkig Dynamics 365'ing!

Avatar voor Joe D365

Joe D365

Joe D365 is een Microsoft Dynamics 365 superheld die op pure Dynamics adrenaline draait. Als het gezicht van PowerObjects, is de missie van Joe D365 om innovatieve manieren te onthullen om Dynamics 365 te gebruiken en de toepassing naar meer bedrijven en organisaties over de hele wereld te brengen.