In Dynamics 365 out-of-box kan een factuur worden gegenereerd wanneer de werkorder is gesloten. Een factuur bevat alle producten en services die zijn "gebruikt" als onderdeel van een werkorder.

In het ideale geval, zodra een werkorder is gesloten-Gepost in Dynamics 365, zouden de factureerbare details (Producten & Diensten, T&M, etc.) worden geïntegreerd met een ERP waar een werkelijke factuur zou worden gegenereerd. Sommige bedrijven zullen echter geen geïntegreerde ERP gebruiken en vereisen mogelijk voorafgaande facturering van D365. Op basis van de use case hangt het er helemaal van af hoe het bedrijf D365 Field Service wil gebruiken om facturering in hun ERP-systeem uit te voeren. Als het bedrijf D365 F&O als hun ERP-systeem gebruikt, is factuurconfiguratie eenvoudig met behulp van de CDS-integratietool; Als het bedrijf echter een extern ERP-systeem heeft, moeten de juiste integraties met API's worden ingesteld. We zullen dat vandaag bespreken.

Er zijn drie veel voorkomende scenario's die we meestal tegenkomen:

1. Speciaal ERP-systeem voor facturering

Veel bedrijven hebben een ERP-systeem dat zorgt voor alle inkomende en uitgaande inkomsten. ERP is boekhoudsoftware met extra managementvoordelen zoals belasting / kortingen bovenop.

In het ideale geval bevat ERP een hoofdtabel van alle producten en diensten, evenals de juiste prijsstructuur. Daarom worden prijzen, prijslijsten en belastingen in CRM ingesteld in overeenstemming met het ERP-systeem van de klant. Deze informatie wordt opgeslagen in de vorm van het grootboek in ERP. Deze grootboekregels vormen de basis voor het genereren van facturen in elk ERP-systeem.

2. Proforma / voorlopige factuur van Dynamics 365 CRM

Soms geeft een bedrijf er de voorkeur aan een proforma-factuur te verzenden voordat een factuur op factuur wordt gegenereerd. Proforma biedt een baseline voor de verkoop, een uitsplitsing van alle aangeboden producten en diensten, maar zonder een juridisch bindend document te zijn:

(Bron: Microsoft)

De proforma-facturen zijn vereist door eindgebruikers voor Field Technicians on the road om de klant onmiddellijk een overzicht te geven van de uitgevoerde arbeid, producten en diensten vanuit hun mobiele Field Service-applicatie. Deze proforma-factuur kan aanvullende informatie bevatten, zoals garantie, notities, handtekening van de klant, enz.

Overigens is D365 F&O ook in staat om Proforma-facturen te genereren.

3. Facturering binnen Dynamics 365 CRM

Wanneer een werkorder is gesloten, kunnen werkorderproducten en -diensten met factuurregelitems naar de factuurentiteit worden verzonden. Dit is dezelfde factuurentiteit die wordt gebruikt door verkoopmedewerkers die een factuur willen maken op basis van een offerte of een bestelling uit de verkoopmodule.

In een scenario waarin zowel Sales- als Field Service-gebruikers de factuurentiteit gebruiken voor hun unieke doel, bestaat er echter een mogelijkheid dat informatie elkaar overlapt. Om dit te voorkomen, is de beste praktijk om afzonderlijke modelgestuurde apps voor deze gebruikers te hebben en hun unieke vormen / weergaven te hebben.

Conclusie

Als u Dynamics 365 for Finance & Operations gebruikt, kunnen we met behulp van de CDS Data-integratorsjabloon of een ander integratietool Field Service Work Orders synchroniseren met F & O-verkooporders: Een screenshot van een mobiele telefoon Beschrijving automatisch gegenereerd https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/unified-operations/supply-chain/sales-marketing/media/FSSOprojectOW.png

Als we echter een extern ERP-systeem hebben om mee te integreren, kunnen we Power Automate- of Logic-apps met de juiste API-connectoren gebruiken. De integratie stelt ons in staat om toewijzingen tussen twee systemen in te stellen om op de gewenste synchronisatietijd een factuur te genereren.

Zorg dat je Abonneer je op onze blog voor meer tips en trucs. Veel plezier met factureren!

Avatar voor Joe D365

Joe D365

Joe D365 is een Microsoft Dynamics 365 superheld die op pure Dynamics adrenaline draait. Als het gezicht van PowerObjects, is de missie van Joe D365 om innovatieve manieren te onthullen om Dynamics 365 te gebruiken en de toepassing naar meer bedrijven en organisaties over de hele wereld te brengen.