Kelly Roofing

Kelly Roofing

Kelly Roofing gebruikt Microsoft Dynamics CRM Field Service-functionaliteit om te communiceren en te coördineren met hun bemanningen ter plaatse

Uitdaging

Als dakbedrijf met werknemers in het veld, had Kelly Roofing de mogelijkheid nodig om hun back-end kantooractiviteiten te koppelen aan hun buitendienstactiviteiten.

Oplossing

Omdat Kelly Roofing Microsoft Dynamics CRM al met succes in hun bedrijf had gebruikt, waren ze een ideale kandidaat om te profiteren van de nieuwe fieldservicefunctionaliteit in Microsoft Dynamics CRM met field ready mobiele mogelijkheden.

Belangrijkste voordelen

De buitendienstmedewerkers van Kelly Roofing kunnen realtime, actuele informatie in het veld krijgen, waardoor het eenvoudiger dan ooit is om taken efficiënt in te plannen en te voltooien.

Samenvatting

Kelly Roofing had met succes Microsoft Dynamics CRM uitgerold om de relaties met haar klanten te helpen beheren, maar ze zagen ruimte voor verbetering door de communicatie tussen de kantoormedewerkers, buitendienstmedewerkers en klanten. Klanten en kantoormedewerkers wilden op elk moment beter zicht op waar de dakwerkploegen waren, en buitendienstmedewerkers wilden beter zicht op hun dagelijkse taken en tijdlijnen. Bemanningen besteedden te veel tijd aan het heen en weer rijden van het kantoor naar verschillende locaties om informatie op te halen voor specifieke taken. Beheerders hadden ook behoefte aan een beter overzicht van de taakplanningen en de mogelijkheid om taken in willekeurige volgorde te verplaatsen op basis van wijzigingen in taken en schema's.

De ervaring van Kelly Roofing met Microsoft Dynamics CRM was zo succesvol dat we besloten Field Service te gebruiken om het kennisaandeel in het hele bedrijf uit te breiden. Nu ontvangen onze klanten hetzelfde hoge niveau van klantenservice vanaf het begin tot het einde.

- Ken Kelly, president

Oplossing

Met de hulp van PowerObjects als hun Microsoft-partner heeft Kelly Roofing de veldservicefunctionaliteit van Dynamics CRM uitgerold. Met de oplossing kunnen buitendienstmedewerkers en kantoormedewerkers effectiever communiceren, taakplanning optimaliseren en klanten beter op de hoogte houden van de status van hun projecten. De inherente mobiliteit van de oplossing heeft het voor Kelly Roofing-werknemers gemakkelijker gemaakt om hun werk te doen.

PowerObjects hielp Kelly Roofing om de buitendienstoplossing in drie maanden te implementeren en uit te rollen.

Belangrijkste voordelen

Een van de grote voordelen van de field service-oplossing voor Kelly Roofing is dat het bedrijf de planning heeft geoptimaliseerd. Ze kunnen geschikte resources toewijzen aan geschikte jobs op basis van open jobs, de locatie van bemanningen, de nabijheid van ander ongepland werk en andere details die van invloed zijn op de planning. De oplossing geeft kantoormedewerkers ook een visuele weergave van al het werk dat op een bepaalde dag, week of maand moet worden gedaan. Ze kunnen eenvoudig het schema van een bemanningslid opvragen en zien wanneer ze zijn geboekt en wanneer ze beschikbaar zijn.

Als een bemanningslid bijvoorbeeld is ingepland voor een taak van zes uur, kunnen kantoormedewerkers snel zien of er andere kleine taken in de buurt zijn om het schema van die persoon te vullen om sneller werk gedaan te krijgen. In het verleden was dit misschien een gemiste kans als de werknemer vroeg werd losgelaten.

"In slechts de eerste maand hebben we al territoria ingesteld om rijtijd te besparen en snellere reacties op de site mogelijk te maken", zegt Ken Kelly, president van Kelly Roofing. "Onze productieaantallen zijn maand na maand gestegen met 27% en we krassen alleen maar op het oppervlak van efficiëntiewinsten."

Een ander groot voordeel is de realtime communicatie tussen het kantoor en de bemanningen in het veld. Bemanningen hebben mobiele apparaten waar ze de status van een taak kunnen bijwerken, wat terug te zien is op het planningsbord op kantoor. Dit betekent dat kantoorverwerkers de meest actuele informatie ontvangen en die informatie kunnen gebruiken om planningen te blijven optimaliseren en klanten op de hoogte te houden.

Veldwerkers hoeven niet rond te sjouwen met laptops om op het systeem te worden aangesloten; alles wat ze nodig hebben is een mobiel apparaat of een smartphone. Zelfs als de bemanning op een dak staat, is het gemakkelijk voor hen om hun telefoons uit te trekken en toegang te krijgen tot alle informatie die ze nodig hebben over een project of hun aanstaande planning.

"We hebben nu 18 totale bemanningen die de veldservicefunctionaliteit gebruiken", zegt Kelly. “Terwijl elke bemanning een dagelijkse afsluitende vergadering met hun projectbeheerder uitvoerde om het afsluiten van projecten, updates en statuswijzigingen te bespreken, doen ze dit nu via de mobiele app. Aangezien de vergadering tussen 30-45 minuten duurde en meestal goed voorbij 6 ging: 00 pm, besparen we dagelijks 9 tot 13 uur. En onze teams komen op een fatsoenlijk uur thuis. "

De efficiëntiewinsten die Kelly Roofing heeft gezien sinds de implementatie van hun buitendienstoplossing stelt hen in staat meer tijd te besteden aan het omgaan met meer gecompliceerde problemen, in plaats van te proberen schema's op te lossen.

Kelly Roofing heeft ook enkele belangrijke voordelen gezien met de toegevoegde mobiele functionaliteit, met name met automatiseringen die bijdragen aan een grotere algehele efficiëntie. Als een bemanningsleider bijvoorbeeld extra functies zoals gootvervanging of extra tegels tijdens een walkthrough met een klant verkoopt, kunnen ze die informatie onmiddellijk in de app invoeren en krijgen ze automatisch een smeergeld op hun salaris. Werknemers worden gestimuleerd om deze informatie toe te voegen aan CRM, wat een overwinning is voor de bemanningsleden en Kelly Roofing als geheel. Dit helpt ook bij de algemene acceptatie van gebruikers.

Een andere geautomatiseerde taak waar mobiele medewerkers van kunnen profiteren, is eenvoudig vervolgwerkorders maken op basis van een huidige taak, zonder alle informatie van een initiële werkorder opnieuw te moeten vullen. Met het systeem kunnen werknemers een vervolgwerkorder maken op basis van de huidige werkorder en deze automatisch koppelen aan de informatie van de klant. Over het algemeen heeft de uitrol van de buitendienstfunctionaliteit in CRM een toename van boekingen voor verkoopmedewerkers in het veld mogelijk gemaakt.

"Er is een complete paradigmaverschuiving geweest in de manier waarop we naar de markt gaan", zegt Kelly. “Vroeger stuurden we een projectmanager om het werk te inspecteren, een prijs te geven, foto's te maken en een engagement van de klant te krijgen. De PM zou vervolgens de informatie voor de installatie en planning in de Projectbeheerder omzetten, wat afzonderlijk in CRM en MS Project werd gedaan en dagen duurde voor verzending. Met buitendienst zijn we nu overgeschakeld naar ons nieuwe merk Rapid Repair-programma, waarbij de projectbeheerder de bemanning rechtstreeks naar de klant stuurt en alle inspectie, diagnose, foto's, prijzen, afspraken, werk en vaak betalingen in één keer worden uitgevoerd. Dit heeft dagen van onze responstijd verkort en ons bedrijf de kosten / kosten bespaard van het van tevoren sturen van een Project Manager. "