Kelly Roofing

Kelly Roofing

Kelly Roofing is een van de grootste dakbedrijven in het zuiden van Florida en is een oude PowerObjects-klant die Dynamics 365 voor Field Service als ruggengraat van hun bedrijf gebruikt. Ze maken deel uit van het PowerSuccess-programma en gebruiken verschillende PowerPack-add-ons. Toch hadden ze meer nodig en een in Power Apps ingebouwde dakapp bood de boost die ze nodig hadden.

Uitdaging

De aanzet voor procesverbetering was gericht op de uitdagingen waarmee het Kelly Roofing-team te maken kreeg bij het proberen foto's van werklocaties te koppelen aan de juiste klantrecords in Dynamics 365. Het was een moeizaam handmatig proces dat veel te veel gegevensoverdracht en veel te veel tijd met zich meebracht. Dakdekkers brachten hun dagen op daken en hun avonden achter hun computer door om de foto's van de dag te verzoenen en te organiseren.

Oplossing

Het begon als een op PowerApps gebaseerde mobiele app die is ontworpen om foto's die in het veld zijn genomen naar de documentbibliotheek te verplaatsen die aan het clientrecord in Dynamics 365 is gekoppeld - met een enkele klik. Het zou een robuuste zelfstandige app zijn geweest, maar samenwerkingsbesprekingen tussen PowerObjects en Kelly Roofing leidden tot een innovatieve oplossing die veel groter werd dan alleen een manier om foto's te sorteren.

Belangrijkste voordelen

+ Een verbluffende 91% afname van de verwerkingstijd omdat de app alle tijd voor het afstemmen van foto's elimineert
+ Een 36% daling in callbacks door klanten doordat alle informatie in realtime beschikbaar is voor zowel werknemers als klanten
+ Een 25.8% reductie van de reistijd als gevolg van de verbeterde mogelijkheid om vrachtwagens en bemanningen te plannen door de nabijheid van de bouwplaats

Samenvatting

In het zuiden van Florida zijn orkanen en zware stormen helaas gemeengoed. Wanneer stormen schade veroorzaken, is er veel vraag naar bouwbedrijven en dakbedrijven. De mogelijkheid om behendig te reageren tijdens weersgerelateerde crises is een absoluut onderscheidend vermogen voor deze bedrijven. Kelly Roofing erkende de noodzaak om snel en efficiënt te schalen en implementeerde enkele jaren geleden Dynamics 365. En hoewel ze sindsdien een enorme groei en succes hebben genoten, zijn er nog steeds mogelijkheden om aan te passen en aan te passen.

De voortdurende samenwerking tussen Kelly Roofing en PowerObjects leidt routinematig tot naadloze implementaties van innovatieve aanpassingen die zijn ontworpen om inefficiënties te elimineren. Toen ze bijvoorbeeld ontdekten dat het uploaden van foto's die op een jobsite waren gemaakt en deze in het juiste klantrecord in Dynamics 365 werden ingevoegd, een belangrijk knelpunt was, werkten Kelly Roofing en PowerObjects samen om een ​​app te bouwen die het proces zou vereenvoudigen en elimineren het knelpunt. De oplossing stroomlijnde uiteindelijk hun hele bedrijf. Natuurlijk, het knelpunt is verdwenen, maar ze hebben ook efficiënties behaald in alle aspecten van hun interne processen.

Het hebben van een ondersteuningsteam zoals PowerObjects geeft u alleen het comfortniveau dat u daadwerkelijk op een computersysteem als Dynamics kunt nemen en het volledig ten volle kunt benutten, omdat de mensen bij PowerObjects weten hoe het te maximaliseren en u het juiste advies geven stap van de weg.

- Joe Kelly, Sales Manager, Kelly Roofing

Oplossing

Joe Kelly Sr., een dakdekker uit New York, verhuisde in het begin van 1970 naar Zuid-Florida met twee doelstellingen: een gezin stichten en zijn eigen dakbedekkingbedrijf starten. Op basis van drie belangrijke principes - zorgen voor de klanten, voortdurend communiceren en consistent werk leveren - lanceerde hij Kelly Roofing in 1972. In de bijna 50-jaren sindsdien is Kelly Roofing uitgegroeid tot een van de grootste dakbedrijven in Florida en sinds 2003 een steunpilaar is op de lijst van dakwerkcontractanten van de Top 100 dakdekkers in de VS.

Kelly Roofing is al lange tijd klant en medewerker van PowerObjects en gebruikt Dynamics 365 voor Field Service als de basis van zijn bedrijf. Zoals Ken Kelly, president van Kelly Roofing, zegt: “Dynamics 365 is overal via Kelly Roofing, helemaal van de bemanningsleden die de daken daadwerkelijk installeren voor het management. Iedereen in de organisatie gebruikt Dynamics. Het is de ruggengraat van Kelly Roofing. "

Ze hebben zich al vele jaren geabonneerd op het PowerSuccess-ondersteuningsprogramma en maken ook gebruik van verschillende PowerPack-add-ons. De service, ondersteuning, educatie en add-ons die PowerObjects biedt, hebben inderdaad de loyaliteit van Kelly Roofing verdiend. Maar het partnerschap heeft misschien zijn beste resultaat tot nu toe opgeleverd met het ontwerp en de implementatie van een op PowerApps gebaseerde app die veel meer heeft bereikt dan de bedoeling was.

The Impetus: A Night Verzoening met fotoafstemming

Een van de grootste problemen die ze hadden, was hoe ze foto's in het veld in hun systeem konden laten opnemen. "We zouden op pad gaan om foto's van het werk te maken en ze kwamen gewoon nooit in de juiste map terecht zoals ze zouden moeten", zegt Joe Kelly, Sales Manager bij Kelly Roofing.

Ze op de juiste plaats proberen te krijgen was een echt moeizaam proces: neem de foto's, breng ze over met een datakaart, download en verklein ze, voeg ze toe aan een e-mail, open de e-mail op een andere computer, sla ze op en sleep en zet ze allemaal in de juiste map en stel ze samen zodat de klant ze daadwerkelijk kan bekijken. Veel bemanningsleiders brachten hun dagen door op daken en hun avonden achter een computer om de foto's van de dag met elkaar te verzoenen.

Een nieuwe verkoper in de dakindustrie benaderde Kelly Roofing met een op zichzelf staande oplossing voor de foto-nachtmerrie - een applicatie die specifiek is ontworpen om foto's van werklocaties per klant te catalogiseren. Het was echter vrij duur en zou een nieuwe silo hebben gecreëerd, precies wat Kelly Roofing probeerde te elimineren toen ze Dynamics 365 implementeerden. "Ik wilde mijn foto's niet in nog een ander systeem", zegt Ken Kelly. Ze overwogen ook om het helemaal opnieuw te bouwen, maar de hoge kosten waren onbetaalbaar. Bovendien wilden ze vermijden verantwoordelijk te zijn voor doorlopend onderhoud. "Dat was niet iets waar ik in wilde blijven investeren. Ik wilde het een keer bouwen en weten dat het was ingesteld", zegt hij. "We wilden het in Dynamics 365, dus waarom met iemand anders gaan?"

Hij beschreef het pijnlijk tijdrovende proces aan zijn PowerObjects-partners en vroeg om hulp. Samen besloten ze dat een Power Apps-oplossing het antwoord was. "Mijn relatie met PowerObjects maakte het heel gemakkelijk", zegt hij. “Het was iets waar ik niet eens aan hoefde te werken. Ik gaf ze net het idee, we hebben het besproken. Voor je het weet, we gebruikten het. ”Nu, wanneer ze de foto op de jobsite maken, wordt deze automatisch geüpload naar het juiste record in Dynamics 365 en is deze onmiddellijk beschikbaar voor iedereen in het bedrijf - en de klant - om te bekijken. "Ik bracht altijd extra tijd door in mijn huis van 5 tot 10 uur op zoek naar foto's", zegt Frank Viera, Project Supervisor Reroofs bij Kelly Roofing. “Ik moest zelfs mijn zoon me laten helpen. Nu hoef ik dat niet te doen! ”De meetbare resultaten omvatten 91% minder verwerkingstijd en geen avonden besteed aan het nastreven van fotoafstemming.

De oplossing: zoveel meer dan alleen foto's

"Oorspronkelijk begon het als een manier om foto's uit het veld te maken en deze in de documentbibliotheek te plaatsen die aan het taakrecord in Dynamics 365 is gekoppeld", zegt Ken Kelly. "Maar na een paar innovatieve ideeën van het PowerObjects-team, werd het iets veel meer."

Een van de extra mogelijkheden van de app is het bieden van een lijst met alle taken die elke bemanning op hun planning heeft voor een bepaald tijdsbestek. Vóór de app moesten bemanningsleiders elke ochtend op kantoor komen om papieren kopieën van hun jobtickets voor de dag te krijgen. Dat is niet langer het geval. "Als ik 's ochtends klaar ben om te werken, hoef ik alleen maar mijn app te openen," zegt Charles Adams, reparatiemedewerker bij Kelly Roofing. “Het heeft alle informatie die ik nodig heb voor al mijn taken voor de dag. Het heeft de telefoonnummers, het heeft aanwijzingen. Het vertelt me ​​wat er al is gedaan en wat er nog moet gebeuren. ”Deze functionaliteit heeft Kelly Roofing geholpen een 25.8% reductie van de reistijd te realiseren.

Een van de andere functies van de app is het Daily Job Site Report voor de klanten. Het rapport bevat vijf vragen die dagelijks moeten worden beantwoord - deze worden gebruikt om statusupdates aan de klant te bieden:

  • Waar werk je?
  • Was de bemanning aan het werk?
  • Wat is de status?
  • Wat wil je de klant vertellen?
  • Welke interne notities moeten worden verzameld?

Voorheen moest de bemanningsleider een wifi-verbinding zoeken, inloggen op Dynamics 365 op een laptop en de vijf vragen beantwoorden. Nu gebruiken ze de app om de rapporten rechtstreeks vanaf hun telefoon af te ronden - en met eenvoudige ja / nee-schakelingen is het onmogelijk snel. Adams beschrijft het proces op deze manier: “Hiermee kan ik uploaden naar Dynamics om de klant te laten weten of we de baan hebben bezocht, of ik mijn crew aan het werk kon krijgen, of als ik updates heb. Ik kan in realtime verzenden wat ik kan doen en wat er de hele dag is gebeurd. ”Het resultaat? Een daling van 36% in callbacks door klanten - omdat de relevante informatie nu voor iedereen in het bedrijf in realtime beschikbaar is.

Misschien is de beste functie van de app de mogelijkheid om onmiddellijk toegang te krijgen tot alle documentatie van het clientrecord in Dynamics 365. Wanneer een bemanning bijvoorbeeld op hun werklocatie aankomt, hebben ze toegang tot het contract dat door het verkoopteam is verstrekt, kunnen ze de originele foto's en de bestelling voor het geleverde materiaal zien. "Nu kan iedereen in het hele bedrijf alles zien, vooral mijn verkopers, omdat ze weer aan het werk gaan als het klaar is om ervoor te zorgen dat al onze beloften worden waargemaakt", zegt Joe Kelly. Wanneer ze terugkeren naar de jobsite, hebben ze toegang tot de hele jobgeschiedenis vanaf hun mobiele apparaten.

En net zoals de app realtime toegang biedt tot alle informatie en documenten die al deel uitmaken van het Dynamics 365-record, maakt het ook mogelijk om onmiddellijk nieuwe documenten, foto's, werkorders, enz. Te uploaden naar het klantrecord. Als de bemanning bijvoorbeeld dakgoten verkoopt, is de ondertekende inkooporder onmiddellijk toegankelijk voor backofficemedewerkers, zodat ze de materialen kunnen bestellen en de klant kunnen factureren.

Het belangrijkste aspect van de app is ongetwijfeld wat het voor de klant betekent. Zoals Joe Kelly uitlegt: “Onze klanten zijn dol op deze app omdat deze hen op de hoogte houdt. Nu krijgt de klant - in realtime - jobfoto's en updates van hun voortgang. En het labelt zelfs de foto's, zodat ze weten of het een lopende of definitieve foto is en ze kunnen weten in welk stadium van het proces we ons bevinden. ”In een branche die afhankelijk is van mond-tot-mondreclame, levert de klant buitengewone klantenservice staat voorop - en klanten die constant op de hoogte zijn, zijn meestal de gelukkigste klanten.

De toekomst: de innovators worden voor hun eigen industrie

Ken Kelly zegt: “We veranderen constant. We moeten veranderen, of iemand gaat ons uitschakelen. Een softwareplatform dat gemakkelijk te onderhouden is, gemakkelijk aan te passen is, en eenvoudig kleine aanpassingen hier en daar kan bijwerken, is van cruciaal belang voor zakelijk succes. We willen de innovators zijn voor onze eigen industrie. ”En door ontwerp leidt Power Apps inherent aan innovatie.

Volgens Ken Kelly is de sleutel tot het ontsluiten van het potentieel van Power Apps een samenwerking met een bedrijf dat zich toelegt op de Dynamics 365-stack: “Het is fantastisch om een ​​organisatie te hebben die heeft gezegd: 'We gaan alleen werken in de Dynamics 365-wereld . We gaan er de beste in worden. '”Microsoft ontwierp de Power Apps-tool zo intuïtief dat zelfs niet-technologische experts een app kunnen bouwen; om te kunnen identificeren en articuleren hoe de technologie moet worden gebruikt om aan de unieke behoeften van een organisatie te voldoen, is echter een diepgaand begrip van de volledige reeks van de mogelijkheden van de tool vereist. Dat is waar PowerObjects binnenkomt.

Zoals Joe Kelly uitlegt: “Niet iedereen weet hoe hij zijn eigen computersysteem moet ontwerpen. En dus biedt een supportteam zoals PowerObjects u alleen het comfortniveau dat u daadwerkelijk op een computersysteem kunt gebruiken en het volledig ten volle kunt benutten, omdat de mensen bij PowerObjects weten hoe het te maximaliseren en u het juiste advies geven. ”

Volgende aan de horizon voor Kelly Roofing is nog een Power Apps-oplossing - deze voor hun checklist-proces voor voertuigen, waarbij momenteel papier en pen zijn betrokken. Met meer dan 50 vrachtwagens in hun vloot en dagelijkse inspecties vereist voor elke één, kan een app het bedrijf veel tijd en papier besparen. Het lijkt erop dat zodra innovatieve ideeën beginnen te stromen, het niet gemakkelijk is om ze te vertragen. Gelukkig, met PowerObjects als hun partner en Power Apps binnen handbereik, is er geen reden om te vertragen. Zoals Ken Kelly zegt: “Nu we er een hebben gebouwd, willen we er zoveel meer bouwen. En wat voor mij belangrijk is, is het hebben van een relatie waarbij we niet weten waar Kelly Roofing stopt en PowerObjects begint. ”