Prestige Global Meeting Source

Prestige Global Meeting Source

Prestige Global Meeting Source opereerde vanuit Excel-spreadsheets. Het was tijdrovend voor de boekhouding, zorgde voor grote problemen bij het rapporteren en vormde een aanzienlijk beveiligingsrisico. Ze hadden een transformationele oplossing nodig die al die problemen kon aanpakken. Dynamics 365 en een samenwerking met PowerObjects waren precies het antwoord.

Uitdaging

Prestige's afhankelijkheid van Excel - voor alles, van verkoop en boekhouding tot afstemming van leverancierscontracten en software-engagement van derden - maakte het moeilijk om efficiënt te schalen. Tegelijkertijd groeiden ze in een verbluffend tempo. Er moest iets veranderen.

Oplossing

Implementatie van Dynamics 365 voor verkoop bood de hele organisatie transparantie in de verkooptrechter en gaf het verkoopteam realtime inzicht in hun individuele en teamvoortgang richting doelen. Net zo belangrijk was dat het naadloos kon integreren met Cvent en QuickBooks, twee softwareoplossingen van derden die als basis dienen voor de backoffice-bedrijfsprocessen van Prestige.

Belangrijkste voordelen

+ Met Dynamics 365 behaalde Prestige ongelooflijke efficiëntie - de boekhoudafdeling is bijvoorbeeld nu half zo oud ondanks het dubbele werk.
+ PowerSuccess biedt een samenwerkingsverband dat Prestige in staat stelt om hun implementatie continu te verbeteren en te versterken.
+ PowerSurveyPlus, een PowerPack-add-on van PowerObjects, vereenvoudigde contractafstemming na het evenement met leveranciers.

Samenvatting

Prestige is in wezen een extern bemiddelingsbureau dat vergader- en evenementplanners verbindt met gecontracteerde hotels, resorts en cruises voor groepen variërend van 10 tot 20,000 deelnemers. Door de inkoop te consolideren via één ervaren en gekwalificeerde bron, is Prestige in staat de ervaring te ontwikkelen en te creëren voor succesvolle vergaderingen, conferenties, exposities en handelsbeurzen.

In de afgelopen paar jaar heeft Prestige een herstructurering van het bedrijf doorstaan, een bedrijf overgenomen dat zijn kerncompetentie verruimt met de productie van evenementen ter plaatse en zijn jaarlijkse omzet verdrievoudigd. De transformatie en groei die ze genoten, moest worden uitgebreid naar hun technologische infrastructuur. Om dit mogelijk te maken, werkte Prestige samen met PowerObjects om Dynamics 365 voor verkoop te implementeren, evenals een PowerPack-add-on voor marketingautomatisering. Het project was zo succesvol dat ze het PowerSuccess-team van PowerObjects inschakelen voor een voortdurende inzet voor ondersteuning en systeemverbeteringen.

De werkplekefficiënties die we hebben bereikt sinds de implementatie van Dynamics 365 zijn astronomisch. Anderhalf jaar geleden, toen we hier voor het eerst naar begonnen te kijken, hadden we drie accountants en wilden we een vierde toevoegen. Nu hebben we er maar twee nodig: ze zijn 100% achterstand op hun achterstand en onze bedrijven zijn in wezen verdubbeld.

- Jordan Sanford, directeur van Business Systems, Prestige

Oplossing

Prestige werd opgericht in 1986, maar 2012 was misschien wel het meest transformationele jaar in de geschiedenis van het bedrijf. Drie van de beste verkopers van de organisatie kochten het bedrijf van de oprichter en veranderden onmiddellijk de cultuur. In de jaren die volgden, genoten ze een omzetgroei van 300%. Dat is geweldig nieuws natuurlijk, maar het probleem was dat hun technologische infrastructuur geen gelijke tred hield. Het runnen van een bedrijf met Excel-spreadsheets en een voordelige CRM-oplossing in de kelder was goed te doen toen ze klein waren, maar als een bedrijf dat de $ 100M-grens voor jaarlijkse verkoop nadert, was dat soort infrastructuur niet duurzaam.

In 2017 richtte Prestige zich op het vinden van een technologische oplossing die in overeenstemming was met hun status als marktleider. Hoewel ze andere producten overwogen, besloten ze al snel Dynamics 365 te gebruiken, vooral omdat ze zich al op de Microsoft-stack - in het bijzonder Excel - in andere delen van hun bedrijf begaven. Bovendien zou het gemakkelijk kunnen worden geïntegreerd met de online event management software tool die ze gebruiken, Cvent, en hun boekhoudsoftware, QuickBooks. Vervolgens hadden ze een partner nodig om te helpen met de implementatie.

PowerObjects heeft Prestige's activiteiten gewonnen, voornamelijk vanwege het onderwijsaanbod, de samenwerking op het gebied van consulting en de verkoopmethodologie. “Ik vond het verkoopproces van PowerObjects erg leuk. Het was heel verfijnd en vloeide heel natuurlijk, ”zegt Jordan Sanford, directeur van Business Systems bij Prestige. “Er komt iemand binnen die onze bedrijfsbehoeften uitzoekt en doet het bod. Toen was de overdracht aan het team dat de daadwerkelijke implementatie uitvoerde echt naadloos. "

Dynamics 365 voor verkoop Gestroomlijnd het verkoopproces

Als een externe beursvennootschap is Prestige in wezen een verkooporganisatie. Ze noemen zichzelf een siteselectiebureau - ze helpen vergader- en evenementplanners door het proces van siteselectie, waarbij meestal een hotel voor het evenement wordt gevonden. Prestige doet de contracten, onderhandelingen en reserveringen met de hotels. Hun verkoopproces is om te identificeren, prospecteren, ondertekenen en leveren, en Dynamics 365 voor verkoop bleek de ideale oplossing voor de identificatiefase en prospectfase. De verkopers van Prestige hebben meestal 5-10 unieke interacties nodig voordat ze een prospect naar een klant kunnen converteren, en alles wordt nu bijgehouden in Dynamics 365, met zichtbaarheid en transparantie in de hele organisatie.

In de vorige CRM van Prestige was het erg moeilijk om de verkoopactiviteit in de tijd te volgen. Het was gemakkelijk om de informatie in te voeren maar bijna onmogelijk om het te extraheren. Uiteindelijk is het verkoopteam gewoon gestopt met het gebruiken omdat er geen waarde voor hen in zat. Met Dynamics 365 is het niet alleen intuïtief en gemakkelijk om activiteiten bij te houden en gegevens te extraheren, maar ze hebben nu ingebouwde geautomatiseerde processen om te helpen bij de verkoop. "E-mails worden automatisch bijgehouden naar het account en we hebben automatisch gegenereerde herinneringen aan de sporen van elke verkoper gebouwd", zegt Sanford. “Het voorkomt dat potentiële klanten van onze radar vallen. Het verkoopteam vindt het geweldig. ”

Het komt erop neer dat het verkoopteam nu de middelen heeft om strategischer te zijn in de tijd die ze aan prospects besteden. Terwijl voordat ze gewoon werkten aan de mensen die in me opkwamen, het nu heel duidelijk is wie een telefoontje nodig heeft, omdat ze een dashboardweergave hebben gemaakt in Dynamics 365 die de topperspectieven toont die in 30 dagen niet zijn aangeraakt. Er is een direct verband tussen de efficiëntie van het verkoopteam en het genereren van inkomsten. Op basis van 1Q 2019-inkomsten ligt Prestige zelfs nog een jaar op koers met een groei van meer dan 20% op jaarbasis.

Zicht op toekomstige inkomsten leidt tot het voldoen aan de stimulansen van vandaag

Een enigszins uniek aspect van de activiteiten van Prestige is dat de inkomsten uit een verkoop die vandaag wordt gemaakt, pas ver in de toekomst worden gerealiseerd - vaak tot 18 maanden later. Dat komt omdat Prestige niet wordt betaald door hun klanten - de organisaties die de vergaderingen plannen; in plaats daarvan factureren ze de hotels waar hun klanten evenementen organiseren. Over het algemeen worden accommodaties 1-2 jaren voorafgaand aan een groot evenement geboekt, maar Prestige ziet de inkomsten pas nadat het evenement is voltooid. Het is een bedrijfsmodel dat zich niet erg goed leent voor het volgen van resultaten tegen stimuleringsmarkeringen. Prestige kan bijvoorbeeld een contract hebben met een grote hotelketen die hen beloont met een 10% -korting van de kamerprijzen als ze bijvoorbeeld 1,000-kamers in de loop van een jaar boeken. Dat is natuurlijk pure winst voor Prestige, dus ze zijn diep aangespoord om dat doel te bereiken - en krachtig te jagen als ze er dichtbij het einde van het jaar dicht bij zijn. Helaas hadden ze nooit het inzicht in hun gegevens om de benodigde zichtbaarheid te bieden. Tenminste niet tot Dynamics 365.

"Het volgen van de stimuleringsprogramma's was vroeger rook en spiegels," zegt Sanford. “Maar nu ziet het hele verkoopteam hoe dicht we zijn bij het bereiken van die kickers, en natuurlijk zodra dat gebeurt, krijgen ze meer betaald! Dus ze zijn nu super gestimuleerd. ”Inderdaad, het was een echte game-wisselaar voor Prestige. “Maar onthoud dat wanneer we in november een deal ondertekenen, de inkomsten niet voor december binnenkomen zoals voor de meeste bedrijven - de inkomsten zullen misschien in de volgende november komen. Daarom moeten we er veel strategischer over zijn. ”De incentive-rapporten die Sanford eens drie of vier uur nodig hadden om te trekken, zijn nu in realtime beschikbaar voor het hele bedrijf.

PowerPack-add-on vereenvoudigt het afstemmingsproces

Een ander uniek aspect van de activiteiten van Prestige is het concept van pick-up, wat het verschil is tussen het aantal gereserveerde kamers en de daadwerkelijk gebruikte kamers. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat de reservering tien kamers voor tien nachten vereiste - of in totaal 100 gereserveerde kamers. Achttien maanden later wordt het bijna nooit 100. Iemand annuleert op het laatste moment, iemand wordt ziek en vertrekt vroeg, iemand anders wil een paar extra nachten blijven, enz. Uiteindelijk werden misschien 98-kamers gebruikt, misschien was het 105. Het verschil is de pick-up, en het was een nachtmerrie om pick-ups te verzoenen.

Voordat Dynamics 365 werd geïmplementeerd, e-mailde Prestige een Excel-spreadsheet naar het hotel en vroeg hen deze te vullen met de ophaalinformatie van de reservering. Onvermijdelijk zou het hotel de gegevens in een ander formaat hebben, zodat ze gewoon zouden verzenden wat ze hadden. Iemand bij Prestige zou dan de twee moeten vergelijken en proberen alles te begrijpen. Het eindigde meestal in een pdf die werd afgedrukt, gekopieerd, gefaxt, opnieuw gekopieerd ... een moeizaam en pijnlijk proces.

Prestige had een unieke kijk op PowerSurveyPlus, een van PowerObject's PowerPack-add-ons voor marketingautomatisering. Terwijl de meeste bedrijven PowerSurveyPlus gebruiken om klanten te enquêteren, gebruikt Prestige het om pickups te combineren met hotels. Na afloop van een evenement wordt een geautomatiseerde e-mail van PowerSurveyPlus naar het hotel verzonden. Het bevat al de reserveringsinformatie die is opgehaald uit Dynamics 365. U hoeft zich geen zorgen te maken over opmaak of versie. Het hotel vult eenvoudig de "enquête" in met de werkelijke cijfers.

"Wanneer de hotels de enquête retourneren, worden de gegevens automatisch teruggestuurd naar ons Dynamics 365-systeem, zodat de boekhoudafdeling het onmiddellijk kan zien", zegt Sanford. "PowerSurveyPlus is ongelooflijk nuttig geweest omdat ophalen vroeger een van de meest pijnlijke aspecten van ons bedrijf was."

Genieten van tastbare en meetbare voordelen

Vereenvoudigde pick-upafstemming en inzicht in stimuleringsdrempels zijn geweldig, maar een echte evaluatie van de economische impact van een Dynamics 365-implementatie vereist meetbare gegevens en tastbare resultaten die zijn waarde bewijzen. Prestige heeft ze. Op het gebied van efficiencywinst is de boekhoudafdeling bijvoorbeeld nu half zo groot, ondanks twee keer zoveel werk.

"De efficiëntie op de werkplek die we hebben bereikt sinds de implementatie van Dynamics 365 is astronomisch," meldt Sanford. “Anderhalf jaar geleden, toen we hier voor het eerst naar begonnen te kijken, hadden we drie accountants en wilden we een vierde toevoegen. Nu hebben we er maar twee nodig: ze zijn 100% bezig met hun achterstand en onze activiteiten zijn in wezen verdubbeld. ”Het aantal personeelsleden terugbrengen met twee personen resulteert in een jaarlijkse besparing van ~ $ 200,000 wanneer salaris en voordelen worden overwogen.

Prestige zag ook een stijging van 23% op jaarbasis in gesloten verkooppercentages, een verbetering die Sanford bijdraagt ​​aan het realtime inzicht dat het verkoopteam heeft in het bereiken van verschillende commissiedrempels. Hij zegt: “Zoals de meeste verkooporganisaties, hebben we bepaalde prikkels - zoals hogere provisietarieven en tropische vakanties bijvoorbeeld. In de afgelopen jaren moesten onze verkopers gewoon wachten tot het einde van het jaar om erachter te komen of ze hun nummer hadden behaald. Met de rapportagemogelijkheden van Dynamics 365 kunnen ze nu zien hoe dicht ze bij hun volgende commissiedrempel zijn. Het is een enorme motivatie om nog een of twee verkopen te sluiten. ”

Onderwijs als differentiator

Een reden waarom Prestige zich aangetrokken voelde tot PowerObjects was de beschikbaarheid van Dynamics 365-gerelateerde cursussen, met name het Boot Camp. Prestige vloog Sanford naar Minneapolis voor de week durende Dynamics 365 Boot Camp voordat het project van start ging, en het betaalde enorme en onmiddellijke dividenden.

“Ik volgde de les vlak voordat we begonnen, en ik zou iedereen die een Dynamics 365-implementatie overweegt, sterk aanbevelen om dit te doen. Laat iemand in je ontwerpteam naar Boot Camp gaan omdat dit je helpt om over Dynamics te praten ', zegt Sanford. “Zoals, er is een taal in. Als je het hebt over entiteiten, workflows, weergaven, subrasters en al het andere, weet je misschien niet precies wat je wilt of hoe je het moet beschrijven, maar wetende dat dit de woorden zijn die je kunt gebruiken om je team te articuleren verschil."

Boot Camp heeft Sanford de taal gegeven om in het ontwerpproces te gebruiken, maar de waarde van een goede Dynamics 365-opleiding stopte daar niet. Toen Prestige live met de oplossing ging, begon Sanford onmiddellijk manieren te vinden om het systeem aan te passen om nog meer efficiëntie en mogelijkheden te bieden. Zonder de fundamentele kennis die in Boot Camp is opgedaan, zou hij niet begrijpen wat wel en niet gedaan kon worden.

'Buiten bereik maar zeker uitvoerbaar' - de magie van PowerSuccess

Elke Dynamics 365-implementatie is een leermoment voor de organisatie. Gebaseerd op het oude gezegde: 'Je weet niet wat je niet weet', neemt PowerObjects altijd de tijd om gebruikers te helpen de technologie zelf te leren, want pas als ze de mogelijkheden echt begrijpen, kunnen ze articuleren hoe ze de technologie het beste kunnen gebruiken ten gunste van hun organisatie. Die aanpak in combinatie met het Boot Camp had Sanford voortdurend manieren bedacht om Prestige meer voordeel te bieden tijdens de implementatie. Natuurlijk werd hem herhaaldelijk gezegd: 'Natuurlijk, dat kan, maar het valt buiten het bereik van de implementatiefase van het project.' Onverschrokken hield hij een looplijst bij.

Gewapend met net voldoende Dynamics 365-kennis om na de implementatie gevaarlijk te zijn, wilde Sanford die lijst met verbeteringen doornemen. Hij wist heel goed dat het hem uren en dagen zou kosten om taken te voltooien die een expert in slechts enkele minuten zou kunnen voltooien, maar hij was vastbesloten om voortdurende systeemverbeteringen door te voeren. Zijn PowerObjects-partner in het ontwerp- en implementatieteam stelde een alternatief voor: PowerSuccess. "Ik denk dat hij fundamenteel begreep dat ik graag aan dingen sleutelde en besefte dat ik het waarschijnlijk zou breken", grapt Sanford.

De waarheid is dat PowerSuccess een samenwerkingsverband biedt dat Prestige in staat stelt hun implementatie continu te verbeteren en te versterken. Het stelt Sanford in staat om zelf voor de eenvoudige dingen te zorgen (meestal na een snel telefoontje om advies), terwijl de belangrijke verbeteringen aan de experts van PowerObjects worden overgelaten.

Het PowerSuccess-programma biedt organisaties een toegewijde bron, wat betekent dat verzoeken niet naar een blackhole gaan die ook als een generieke mailbox fungeert - in plaats daarvan gaan ze rechtstreeks naar hun toegewijde systeemingenieur. Voor Sanford betekent dat hulp van iemand die het systeem van Prestige goed kent, slechts een telefoontje van u verwijderd is. "Er zijn zo vaak geweest", zegt Sanford, "dat ik tegen onze PowerSuccess Engineer heb gezegd:" Hé, het zou cool zijn als we zo-en-zo konden implementeren, maar ik denk dat het waarschijnlijk een echt een rotonde om het aan te pakken. ' En hij zal zeggen: 'Oh, eigenlijk is er een uitbreiding die we daarvoor hebben gebouwd.' Het is ongelooflijk - hij komt wekelijks bij me terug met een oplossing voor een probleem waarvan ik dacht dat het niet kon worden opgelost. "

Sanford en PowerObjects hebben wekelijkse oproepen om prioriteiten te stellen en open items te doorlopen. Het is ook niet ongebruikelijk dat ze bijna dagelijks heen en weer e-mailen. Sanford zegt: 'Ik zal een briefje voor hem schrijven met de vraag of er iets kan worden gedaan. Hij antwoordt me een paar minuten later en zegt: 'Ja, hier is het veld dat je moet aanvinken.' Misschien heb ik het uiteindelijk zelf wel ontdekt, maar hij bespaart me gewoon zoveel tijd! ”Wanneer de e-mailuitwisselingen meer gecompliceerd gebied betreden, stellen ze meestal het onderwerp voor de wekelijkse oproep voor. Het is een cadans die voor beide kanten effectief werkt.

Het is duidelijk dat het PowerSuccess-partnerschap Prestige veel tijd bespaart op het gebied van systeembeheer en verbeteringen van de mogelijkheden. Maar het biedt ook enorme ongrijpbare voordelen. "Dagelijkse toegang tot mijn PowerSuccess-ingenieur houdt me eerlijk gezond", zegt Sanford. “Ik zou mezelf gek maken om zelf oplossingen te vinden. En het vermindert mijn stress zoveel. Alleen al weten dat hij een telefoontje verwijderd heeft als er iets vreselijk misgaat, geeft me zoveel gemoedsrust. '

Volgende stappen

Prestige heeft de vier pijlers van PowerObjects al in actie gezien. Het implementatieproject was Service, PowerSuccess biedt hun lopende Supportheeft de Dynamics 365 Boot Camp de Onderwijs, en ze gebruiken PowerSurveyPlus, een van de PowerPack Add-ons. Dus wat nu?

In de nabije toekomst hoopt Prestige weg te komen van hun huidige marketingautomatiseringstools en meer PowerPack-add-ons te gaan gebruiken. Net zoals het logisch was om Dynamics 365 te selecteren omdat ze al diep in de Microsoft-stack waren geïnvesteerd, is het logisch om alles onder de paraplu van PowerObjects te houden. Sanford zegt: "Het punt is dat PowerObjects gewoon manieren bedenkt om ons leven beter te maken. Wat valt er nog meer te zeggen? '