Ruffalo Noel Levitz

Ruffalo Noel Levitz

Ruffalo Noel Levitz gebruikt Microsoft Dynamics CRM om hun datagestuurde communicatie bij te houden, de fondsenwerving van hun klanten te maximaliseren en langdurige relaties op te bouwen

Uitdaging

Ruffalo Noel Levitz had een schaalbaar CRM-systeem nodig dat wordt gehost door een partner die voortdurende ondersteuning kon bieden.

Oplossing

Microsoft Dynamics CRM

Belangrijkste voordelen

On-premises hosting van Microsoft Dynamics CRM en on-demand ondersteuning en schaalbaar systeem dat dagelijks miljoenen workflows aankan.

Samenvatting

Ruffalo Noel Levitz was op zoek naar een CRM-oplossing en met 20 jaar als Microsoft-partner was Microsoft Dynamics CRM de eerste plaats waar ze keken. “We hebben overwogen om samen te werken met andere bedrijven en een volledige oplossing te overwegen, maar eigenlijk was Dynamics CRM de enige die we als een platform beschouwden. Destijds was Dynamics CRM nog erg jong - het was op versie 1.2, maar we hielden van de richting die het ging en dat is waarom we het vasthielden ”, zegt Keith Beindorf, Productregistratie Enrollment Management bij Ruffalo Noel Levitz. "We zijn begonnen met het ontwikkelen van ons eigen product bovenop CRM-versie 3 en we zijn in de loop der jaren steeds blijven upgraden."

Ruffalo Noel Levitz heeft een ISV-relatie (Independent Software Vendor) met Microsoft en biedt een Enrollment Manager als hun product, dat fungeert als een verticale oplossing voor het inschrijvingsbeheer van hogescholen en universiteiten. De organisatie biedt strategische fondsenwerving en inschrijvingsbeheer voor instellingen over de hele wereld. Hun uitgebreide systeem vereist dagelijks miljoenen workflows en vanwege de vraagstroom tijdens hun drukke seizoenen moest hun oplossing worden opgeschaald.

De organisatie hostte oorspronkelijk hun Dynamics CRM-oplossing in eigen beheer en beheerde hun eigen datacenter en servers, maar uiteindelijk zocht het team een ​​partner die in plaats daarvan kon hosten. “We zochten partners die Dynamics CRM echt kenden. We wilden een partner vinden met een diepgaande CRM-ervaring die een schaalbaar systeem kon bouwen. We hebben PowerObjects gevonden via het Microsoft-kanaal en als regelmatige deelnemers aan Convergence en partnerconferenties hoorden we veel over PowerObjects en hun reputatie in de gemeenschap - en dat trok ons ​​aan ”, zegt Beindorf.

Over het algemeen had Ruffalo Noel Levitz een oplossing en partner nodig die:

  • Bied on-premise hosting van Microsoft Dynamics CRM en ondersteuning op aanvraag
  • Maak een schaalbaar systeem dat dagelijks miljoenen workflows aankan
  • Help bij het leveren en beheren van uitgebreide marketingcampagnes, fondsenwerving en evenementenbeheer namens hun klanten
  • Eenvoudig te integreren met de Microsoft-stack en andere bedrijfstools

We hebben snel en gemakkelijk toegang tot de juiste middelen met het PowerObjects-team. Onze vragen worden snel beantwoord en het team is altijd responsief. We hebben vastgesteld dat het hele PowerObjects-team zowel zeer toegankelijk als goed gekwalificeerd is voor wat ze doen.

- Keith Beindorf, producteigenaar inschrijvingsbeheer, Ruffalo Noel Levitz

Oplossing

Ruffalo Noel Levitz heeft hun volledige EMP-infrastructuur overgedragen van hun eigen datacenter naar het datacenter van PowerObjects. “Aanvankelijk was ons plan om onze infrastructuur in het datacenter van PowerObjects uit te bouwen, maar we ontdekten dat het opbouwen van één enorm serversysteem niet goed opschaalde. We werkten samen met het PowerObjects-team en Microsoft en besloten het systeem horizontaal te schalen in plaats van verticaal met behulp van serverstacks. We hebben momenteel vier stapels servers waar we dingen over verspreiden om het systeem te schalen. We zien nu veel betere resultaten ', zegt Beindorf.

Ruffalo Noel Levitz beheert meer dan 300 hogescholen en universiteiten en gemiddeld importeren ze maandelijks meer dan 1 miljoen nieuwe studentenrecords. Met hun uitgebreide systeem gehost bij PowerObjects, vertrouwt Ruffalo Noel Levitz op het ondersteuningsteam van PowerObjects om hun systemen op hoog rendement te houden. PowerObjects biedt ondersteuning op aanvraag - samen met wekelijkse bewustmakingsstrategieën om potentiële problemen voor te blijven, updates uit te voeren en servers te onderhouden.

Belangrijkste voordelen

Na het verplaatsen van hun systeem naar PowerObjects-servers en het samenstellen van een serverframework dat effectief kon schalen, heeft Ruffalo Noel Levitz betere prestaties gezien. “In ons systeem hebben we workflows die duizenden andere workflows afschieten. In wezen zijn we in staat geweest om op een punt te komen waar we 5 tot 6 miljoen workflowregels per nacht verwerken in al onze organisaties. In het verleden hebben we dat geprobeerd en het was niet succesvol - het was gewoon te veel voor een enkele stapel servers. Met PowerObjects die nu onze servers hosten, zien we over de hele linie geweldige prestaties, ”zegt Beindorf.

Ruffalo Noel Levitz beheert marketingcampagnes namens de vele hogescholen en universiteiten die zij als klant hebben. Deze campagnes doen alles, van het helpen genereren van meer vragen en meer applicaties tot gekwalificeerde aanvragers. Elk van deze campagnes bestaat uit tientallen workflows, e-mails, HTML-sjabloon-e-mails en componenten voor telefoongesprekken, inclusief telecounseling, waarbij uitgaande telefoongesprekken worden gevoerd vanuit callcenters om iemand te kwalificeren of aan te moedigen om te solliciteren. De grote hoeveelheid verwerkte gegevens en elke dag getriggerde communicatie vereist serververmogen en met de on-premises hosting van PowerObjects is dit systeem stabieler. “We doen al deze verschillende activiteiten voor de standaard- en aangepaste campagnes van onze klanten. Uiteindelijk sturen we jaarlijks ongeveer 160 miljoen gepersonaliseerde e-mails vanuit Dynamics CRM. Veel daarvan zijn geautomatiseerd op basis van de reactie van een student op een campagne of een telefoongesprek dat een specifieke set e-mails genereert, "voegt Beindorf toe.

De organisatie kan Microsoft Azure integreren met Dynamics CRM voor hun evenementbeheerservices. “We gebruiken Microsoft Azure voor zoveel mogelijk publiek werk. We hebben een evenementregistratiemodule waar studenten zich registreren voor evenementen. Dat alles is ondergebracht in Microsoft Azure en gegevens worden naar CRM getrokken. Dit helpt bij de schaalbaarheid die we nodig hebben tijdens academische piekmomenten wanneer het de drukste tijd van het jaar is voor evenementen. We zijn in staat om dat te doen voor een aantal van onze publiekgerichte applicaties waarvan we weten dat er een groot aantal studenten zal inloggen. "

Met Microsoft Dynamics CRM en PowerObjects als partner kan Ruffalo Noel Levitz zich blijven concentreren op het leveren van uitstekende service aan hun klanten. De organisatie kan hun gegevensgestuurde communicatie efficiënt volgen, de fondsenwerving van hun klanten maximaliseren en ervoor zorgen dat al hun programma's soepel verlopen, terwijl ze langdurige relaties met hun klantenbestand blijven opbouwen. Met on-premises hosting en ondersteuning van PowerObjects is het nu veel eenvoudiger voor Ruffalo Noel Levitz om dagelijks grote hoeveelheden workflows en communicatie te beheren en uit te voeren.

"Een van de belangrijkste redenen waarom we kozen om samen te werken met PowerObjects was omdat we wisten dat ze de CRM-expertise hadden waarnaar we op zoek waren en dat ze echt in de unieke dingen die we doen kunnen graven", zegt Beindorf. “Met het PowerObjects-team hebben we snel en gemakkelijk toegang tot de juiste middelen. Onze vragen worden snel beantwoord en het team is altijd responsief tijdens die situaties. We hebben gemerkt dat het hele PowerObjects-team zowel zeer toegankelijk als goed gekwalificeerd is voor wat ze doen. ”