Stearns County

Stearns County

Stearns County werkt al met PowerObjects sinds ze Dynamics CRM in september van 2013 implementeerden. Naarmate de complexiteit van de operaties is toegenomen van 30 naar 300-gebruikers met de grootte van de groeiende provincie, is ook het belang van Dynamics CRM groter.

Uitdaging

Stearns Country had een oplossing nodig die een gecentraliseerde database zou bieden, zou voortkomen uit papieren formuliertoepassingen en tekortkomingen in hun huidige systemen zou aanvullen.

Oplossing

Een systeem opgezet als een xRM-oplossing aangepast aan de behoeften van een lokale overheidsorganisatie.

Belangrijkste voordelen

+ Betere communicatie
+ Snellere verwerkingstijden
+ Verbeterde gegevensbeveiliging
+ Een algeheel productiever en tevredener district

Samenvatting

Toen Stearns County oorspronkelijk op zoek was naar een platform, was de grootste vereiste voor een oplossing dat deze kon voldoen aan de unieke en veelzijdige behoeften van een lokale overheidsorganisatie. PowerObjects is sinds 2013 de partner voor digitale transformatie van Stearns County. Sindsdien hebben ze Dynamics CRM gebruikt voor betere communicatie, snellere verwerkingstijden, verhoogde gegevensbeveiliging en een algemenere, productievere en tevredenere regio.

Ik zou Dynamics zeker aanbevelen bij andere lokale overheidsorganisaties. Zoals we in de loop der jaren hebben gezien, heeft de initiële investering echt zijn vruchten afgeworpen - en we beginnen pas. Er is veel meer functionaliteit binnen Dynamics dan u misschien zelfs zou zien. Dat is wat ik waardeer aan PowerObjects. Ze hebben ons helpen inzien dat de hemel de limiet is van wat we kunnen bereiken met Dynamics.

- JAKE ANDERSON, Projectmanager, Stearns County

Oplossing

Een match vinden voor de lokale overheid

Toen Stearns County oorspronkelijk op zoek was naar een platform, legt Anderson uit dat de grootste vereiste voor een oplossing was dat deze kon voldoen aan de unieke en veelzijdige behoeften van een lokale overheidsorganisatie.

“Je kunt uiteraard kant-en-klare oplossingen voor verschillende afdelingen kopen, maar een van de dingen die duidelijk werd, is dat die een beperkte functionaliteit hebben en dat de kosten na verloop van tijd behoorlijk op kunnen lopen. Eén oplossing kan bijvoorbeeld hebben wat u nodig hebt voor feedlot-vergunningen, maar als u deze naar andere gebieden wilt uitbreiden, moet u op zoek gaan naar aanvullende oplossingen. Wat Dynamics CRM ons bood, was een kans om één geïntegreerd platform te benutten dat aan al onze behoeften kan voldoen en met onze provincie kan blijven groeien. ”

Bestaande platforms aanvullen

Stearns County had ook een platform nodig dat tekortkomingen in hun huidige systemen zou aanvullen. Er ontbreken bijvoorbeeld bepaalde functies in hun belastingstelsel die ze handmatig via e-mail of papier moesten verwerken. Vóór Dynamics CRM was er geen gemakkelijke manier om deze redundante processen te volgen of te automatiseren.

Uit een zee van papier

En ten slotte wilde Steans County, net als veel lokale overheidsorganisaties, afstand nemen van ongelijksoortige spreadsheets, verouderde rapporten en papieren formulieren, lijsten en applicaties.

De oplossing van Stearns County

Stearns County gebruikt nu Microsoft Dynamics CRM om hun gegevens te centraliseren, vragen en communicatie bij te houden en hun processen te stroomlijnen. Hun systeem is opgezet als een xRM-oplossing, aangepast aan de behoeften van een lokale overheidsorganisatie.

De grootste groep Dynamics CRM-gebruikers van Stearns County is gevestigd in hun landgerichte afdelingen, waaronder de afdeling Milieuservices, het kantoor van Recorder, het kantoor van Assessor en de afdeling Land Management van het Auditor's Office.

Dynamics CRM wordt gebruikt om vergunningen binnen de afdeling Milieuservices van Stearns County te beheren en om onderverdelingen en grondbewerking te beheren. Het proces begint in Environmental Services en raakt vervolgens andere afdelingen zoals het kantoor van de landmeter en het kantoor van de recorder.

Hun Environmental Services-groep beheert ook feedlots, feedlot-vergunningen en feedlot-inspecties. Bovendien beheren ze wetlandprojecten, die bepalen waar wetlands zich bevinden door afbakeningen en bepalingen.

Het kantoor van de Assessor is een andere zware gebruiker van Dynamics CRM. Ze gebruiken het voor eigendomsoverdracht - wanneer iemand onroerend goed verkoopt of koopt. Ze gebruiken het ook voor districtsverwerking, die waarden verifieert voor verschillende eigenschappen in verschillende townships.

Stearns County gebruikt Dynamics CRM ook interdepartementaal voor belastingaanpassingen. Met Dynamics CRM, als iemands belastingwaardering te laag of te hoog is en een eigenaar van onroerend goed daagt, kunnen ze nu acties volgen en een enkel beeld hebben van alle communicatie tussen de betrokken afdelingen.

Dynamics CRM wordt ook gebruikt in hun Land Management-gebied. Ze gebruiken het voor het beheren van alles, van graafwerkprojecten tot activiteiten met betrekking tot adrestoewijzing.

Ze gebruiken ook Microsoft's ADX Studio Portal met Dynamics CRM om online applicaties te accepteren voor septische vergunningen en andere activiteiten gerelateerd aan septische systemen. Dit vermindert de behoefte aan papieren toepassingen.

Deze afdelingen gebruiken Dynamics CRM om activiteiten zoals telefoongesprekken en e-mails bij te houden. Hierdoor kunnen de samenwerkende afdelingen in realtime weten wat er in een bepaald project gebeurt. Anderson zegt dat deze gestroomlijnde processen enthousiast zijn ontvangen.

"Dynamics CRM maakt dingen eenvoudiger en efficiënter voor onze medewerkers, wat zich vertaalt in veel betere klantervaringen voor onze inwoners en klanten van de provincie."

Belangrijkste voordelen

Alle oplossingen die Dynamics CRM biedt, leidt tot betere communicatie, snellere verwerkingstijden, verhoogde gegevensbeveiliging en een algemenere, productievere en tevredenere regio.

Een platform geschikt voor lokale overheden

De flexibiliteit van het platform betekent dat verschillende afdelingen Dynamics CRM kunnen gebruiken, onderling verbonden systemen creëren en zorgen voor afstemming binnen de organisatie. Op de vraag of Dynamics door andere lokale overheidsorganisaties moet worden overwogen, antwoordde Anderson:

“Ik zou Dynamics zeker aanbevelen bij andere lokale overheidsorganisaties. Zoals we in de loop der jaren hebben gezien, heeft de initiële investering echt zijn vruchten afgeworpen - en we beginnen pas. Er is veel meer functionaliteit binnen Dynamics dan u misschien zelfs zou zien. Dat is wat ik waardeer aan PowerObjects. Ze hebben ons geholpen in te zien dat de hemel de limiet is van wat we kunnen bereiken met Dynamics. ”

Van papier naar digitaal

Een van de grootste voordelen die Anderson heeft gezien, is de hoeveelheid informatie die is verplaatst van spreadsheets en papier naar Dynamics.

“Echt, het gaat over niet blind vliegen. Als er bijvoorbeeld een vergunning wordt afgegeven en deze van invloed is op de beoordelingswaarde van een onroerend goed, kunnen de beoordelaars nu gaan kijken welke vergunningen onlangs zijn afgegeven in plaats van te wachten op een bepaald soort maandrapport of misschien nooit die informatie ontvangen . Dynamics CRM heeft bijgedragen aan het stroomlijnen van deze processen door realtime-informatie te bieden, in één weergave. Het maakt een enorm verschil voor alle betrokken partijen. "

Succesvolle gebruikersadoptie

Groeien van 30-gebruikers naar meer dan 300-gebruikers in minder dan vijf jaar kan een stressvolle ervaring zijn met sommige platforms. Dynamics CRM is een uitzondering.

“Ik hoor mensen niet klagen en zelfs beter dan dat, na een aantal jaren op het platform vragen mensen nog steeds om meer. Afdelingen die Dynamics niet gebruiken, horen toch hoe geweldig het is van andere afdelingen en willen het ook gebruiken. Dat is hoe ik weet dat het succesvol is. "

Samenwerken met PowerObjects

“PowerObjects is een echte partner geweest, in die zin dat ze vanaf het begin onze behoeften echt willen begrijpen en willen dat wij slagen. Ze zijn er wanneer we ze nodig hebben, maar stellen ons ook in staat om onafhankelijk te werken en buiten de kaders te denken met Dynamics ”, zegt Anderson.

Volgende stappen

Stearns County is momenteel bezig met het verplaatsen van een van hun actieve productie-organisaties naar de cloud. Ze werken ook aan de implementatie van ADX Studio Portal om homestead-applicaties online te accepteren voor het kantoor van hun Assessor. Deze processen zullen de gegevensbeveiliging verhogen en kunnen worden uitgebreid om de noodzaak voor het verwerken van papieren formulieren en applicaties in de loop van de tijd te elimineren.

Naast die grensfunctionaliteit bouwt Stearns County een interne Dynamics CRM-organisatie voor het beheer van hun interne processen met betrekking tot provinciale functies zoals human resources.