Stearns

Stearns

Stearns County gebruikt Microsoft Dynamics CRM en PowerObjects 'suite van PowerPack-add-ons om hun gegevens te centraliseren, communicatie bij te houden, een servicemodule te bieden om klachten te volgen, hun vergunningproces te stroomlijnen en betere transparantie tussen afdelingen te bieden.

Uitdaging

Stearns County had een oplossing nodig waarmee ze vergunningen konden verlenen en processen op hun afdeling Milieuservices konden verbeteren.

Oplossing

Microsoft Dynamics CRM Online, PowerPack-add-ons van PowerObjects

Belangrijkste voordelen

Gecentraliseerde gegevens en de noodzaak voor papieren notities geëlimineerd, Maakte eenvoudig volgen van communicatie en vragen mogelijk, Bieden een servicemodule om klachten te beheren, Stroomlijnen van het vergunningsproces, Betere transparantie tussen afdelingen toegestaan

Samenvatting

Stearns County was op zoek naar een oplossing die hen in staat zou stellen om ook de processen op hun afdeling Milieuservices te verbeteren. De afdeling gebruikte papieren bestanden en een Microsoft Access-database om communicatie bij te houden en vergunningen af ​​te geven. Het was moeilijk om bestanden in verband met een vergunning te beheren en communicatie nauwkeurig te volgen, wat problemen en inefficiëntie veroorzaakte. Na het zoeken naar een oplossing en partner om mee te werken via een Request for Proposal-proces, koos Stearns County ervoor om samen te werken met PowerObjects om een ​​Microsoft Dynamics CRM-oplossing te implementeren. Over het algemeen had Stearns County een oplossing nodig die:

  • Gecentraliseerde gegevens en elimineren de noodzaak voor papieren notities
  • Schakel eenvoudig volgen van communicatie en vragen in om nauwkeurige en snelle opvolging te garanderen
  • Zorg voor een servicemodule om klachten te beheren en te volgen
  • Stroomlijn het vergunningproces en zorg voor een betere transparantie tussen afdelingen

Onze PowerObjects-consultant luisterde naar onze uitdagingen en legde uit hoe Dynamics CRM ons zou kunnen helpen. Ze brachten in kaart hoe de technologie zou kunnen helpen met onze processen en zakelijke problemen kan oplossen. Ze hebben ons uitstekend geholpen en onze zorgen tijdens het hele proces weggenomen. PowerObjects is een technologische partner op topniveau.

- Jake Anderson

Oplossing

Stearns County gebruikt Microsoft Dynamics CRM om hun gegevens te centraliseren, vragen en communicatie bij te houden en hun vergunningproces te stroomlijnen. Hun systeem is opgezet als een xRM-oplossing die is aangepast aan hun unieke zakelijke behoeften. Stearns County heeft PowerObjects gekozen als CRM-partner om hen te helpen bij de implementatie en aanpassingen.

“PowerObjects had een geweldige combinatie van goede referenties en een solide voorstel. We spraken met een andere county die met PowerObjects had gewerkt, en ze hadden een zeer positieve ervaring ”, zegt Jake Anderson, projectmanager bij Stearns County. “We hebben vooraf met het PowerObjects-team gewerkt aan een plan voor succes, en dat gaf ons veel vertrouwen dat zij de juiste partner voor ons waren. PowerObjects is een leider in de Dynamics CRM-community - van hun aanbod tot hun evenementen, website en blog. Als u op zoek bent naar iets wat met CRM te maken heeft, komt PowerObjects altijd voor in de resultaten. ”

Stearns County lanceerde oorspronkelijk Dynamics CRM voor 30-gebruikers in een enkele afdeling en heeft sindsdien hun gebruik van CRM uitgebreid naar andere afdelingen voor in totaal 80-gebruikers. Ongeveer 75% van de werknemers in landgerichte afdelingen in Stearns County maakt gebruik van CRM, waaronder de afdeling Milieuservices, Recorder's Office, Assessor's Office en Land Management-divisie van het Auditor's Office.

Belangrijkste voordelen

Met Dynamics CRM heeft Stearns County de processen binnen afdelingen verbeterd en gestroomlijnd. De organisatie heeft ook een gestage gebruikersacceptatie en verbeterde transparantie gezien. “Vóór Dynamics CRM hadden we een gebrek aan transparantie in de organisatie en niemand wist wat andere mensen deden of waar ze zich in het vergunningsproces bevonden. Na de implementatie van Dynamics CRM was een van de grootste verschillen onze verbeterde zichtbaarheid. Iedereen hier is op de hoogte van onze CRM-oplossing, ze zijn bekend met hoe het werkt en we hebben vrijwel geen problemen gehad met de acceptatie door gebruikers, ”zegt Anderson. "Het mooie van CRM is dat we gestandaardiseerde processen hebben en vergelijkbare processen op verschillende afdelingen hebben geïmplementeerd."

Stearns County gebruikt Dynamics CRM om communicatie, vragen en klachten bij te houden die worden afgehandeld door Environmental Services en zorgt ervoor dat de juiste follow-up wordt gestart. "Vóór Dynamics CRM hadden we problemen met het volgen van communicatie", zegt Anderson. "Eigenaren zouden de provincie bellen en mogelijk verschillende gevarieerde antwoorden krijgen elke keer dat ze belden. We hadden geen nauwkeurige manier om te zien wie er had gebeld, wie met hen had gesproken en wat er werd gevraagd." Nu met Dynamics CRM, Stearns County kan alle relevante oproepen, e-mails en afspraken in CRM registreren en koppelen aan een specifieke entiteit - zoals een pakket. Ze kunnen er ook voor zorgen dat wanneer een aanvraag binnenkomt, die aanvraag wordt doorgestuurd naar de juiste persoon om de taak te voltooien.

Stearns County beheert grondgebonden klachten met behulp van cases in de Dynamics CRM-servicemodule. Wanneer ze een formele of informele klacht ontvangen, wordt deze in een specifieke categorie gesorteerd en worden verschillende activiteitsfuncties gebruikt om die klachten te volgen.

Naast het beheren van communicatie, gebruikt Stearns County ook CRM en PowerObjects 'PowerPack-add-on, PowerAutoNumber, om hun vergunningproces te beheren. "Ons vergunningsproces in Dynamics CRM is veel gestroomlijnder dan wat we eerder deden", zegt Anderson. “Onze receptie begint het proces door basisinformatie in te voeren en te koppelen aan een pakketentiteit en PowerAutoNumber kent een vergunningnummer toe. Vervolgens gebruiken we CRM om informatie voor een vergunning bij te houden, zoals specifieke checklists met betrekking tot vereiste stappen en activiteiten, zoals een inspectie voor een vergunning. We gebruiken ook workflowmeldingen om ons personeel te waarschuwen over wat is voltooid en wat nog moet worden voltooid. ”Een andere voordelige PowerPack-add-on die vaak wordt gebruikt, is PowerOneView - waardoor gebruikers snelle, gecentraliseerde toegang hebben tot activiteiten en gerelateerde entiteiten.

Door Dynamics CRM aan te passen aan hun unieke behoeften, heeft Stearns County efficiënt en effectief uitdagingen kunnen aangaan en oplossen. “We komen zelden een zakelijke uitdaging tegen die we niet kunnen aanpakken met Dynamics CRM. We kunnen het snelle applicatie-ontwikkelingsmodel gebruiken en bijna elke keer kan het probleem sneller worden opgelost met CRM, "voegt Anderson toe.

De flexibiliteit van hun oplossing betekent dat verschillende afdelingen Dynamics CRM kunnen gebruiken om onderling verbonden systemen te creëren en de afstemming binnen hun organisatie te waarborgen. “Een van de grootste dingen van Dynamics CRM is de flexibiliteit die het ons biedt om verschillende uitdagingen aan te gaan. In de publieke sector zullen lokale overheden dingen anders doen en verschillende behoeften hebben. U kunt bijvoorbeeld een kant-en-klare vergunningoplossing kopen, maar dat werkt misschien niet voor elke organisatie. Met CRM kunt u het vormgeven aan uw bedrijf en kunt u het gebruiken en hergebruiken in uw hele organisatie, wat andere tools niet zouden toestaan ​​”, zegt Anderson.

Met Microsoft Dynamics CRM en PowerObjects 'PowerPack-add-ons heeft Stearns County nu een oplossing die voldoet aan de behoeften van hun organisatie. Dynamics CRM heeft Stearns County geholpen bij het beheren van hun gegevens, het volgen van communicatie en vragen, het gebruik van een servicemodule voor het beheren en volgen van klachten, het stroomlijnen van hun vergunningproces en betere transparantie tussen afdelingen. Terwijl Stearns County blijft evolueren en hun oplossing blijft uitbreiden, hebben ze PowerObjects als partner om hen op weg te helpen en ervoor te zorgen dat ze het maximale uit hun oplossing halen.

“Onze PowerObjects-consultant luisterde naar onze uitdagingen en legde uit hoe Dynamics CRM ons zou kunnen helpen. Ze brachten in kaart hoe de technologie zou kunnen helpen met onze processen en zakelijke problemen kan oplossen. Ze hebben ons uitstekend geholpen en onze zorgen tijdens het hele proces weggenomen. PowerObjects is een technologiepartner van de bovenste plank, ”zegt Anderson.