De virtuele fractuurkliniek

De virtuele fractuurkliniek

De Virtual Fracture Clinic werkte samen met PowerObjects om Dynamics 365 te implementeren en een robuust CRM-portaal te implementeren om de behoeften van de patiënt te beheren.

Uitdaging

Vóór Dynamics 365 gebruikte VFC tools uit de bredere Microsoft-stack, met een grote afhankelijkheid van Microsoft Excel en Microsoft Outlook. Ze hadden een oplossing nodig die op één centrale locatie zou worden ondergebracht.

Oplossing

VFC besloot om te gaan met een online implementatie van Dynamics 365 om het gemakkelijker te maken om naar andere ziekenhuizen te rollen als een cloudgebaseerde service.

Belangrijkste voordelen

De patiënten van VFC hebben nu toegang tot een robuuste CRM om zichzelf te helpen en hun zorgverleners zorgden voor betere zorg. Ze besloten om te gaan met een online implementatie van Dynamics 365 om het gemakkelijker te maken om naar andere ziekenhuizen te rollen als een cloudgebaseerde service.

Samenvatting

Vóór Dynamics 365 gebruikte VFC tools uit de bredere Microsoft-stack, met een grote afhankelijkheid van Microsoft Excel en Microsoft Outlook. Het VFC-communicatieteam heeft een online verwijzingsformulier opgezet dat dagelijks zou worden gedownload en opgeslagen in Excel. Ze hebben ook hun patiëntenvolgsysteem beheerd via Excel. "Excel was niet echt ideaal als je er met meer dan één persoon aan werkt", zegt Cassidy. "Het is ook niet geweldig, want als je per ongeluk een cel verwijdert, is die informatie voor altijd verdwenen en weet je soms niet dat je hem zelfs hebt verwijderd."

Voor patiëntinformatie gebruikte VFC Outlook-sjablonen om patiëntenlinks naar video's en PDF's te e-mailen voor schriftelijke documentatie. Voor patiënten die geen e-mail hadden, werd dit proces echter via e-mail voltooid, wat betekende dat VFC meerdere platforms gebruikte. "Ik wilde echt heel graag een CRM-systeem, zodat we alles wat we doen nauwkeurig konden volgen", zegt Cassidy. "Vroeger was ons proces onhandig, en het is veel beter om één portal te hebben die we kunnen bouwen zodat hopelijk in de toekomst andere ziekenhuizen ook toegang hebben tot en dezelfde informatie kunnen gebruiken om replicatie van werk te verminderen."

VFC wilde dat een CRM-platform het model zou zijn dat door andere ziekenhuizen als beste praktijk wordt gebruikt. “Andere ziekenhuizen zeggen: 'Hé, wat je doet is echt cool. We willen dat doen '', zegt Cassidy. “We ontdekten dat als we dit platform hadden, dit zou betekenen dat het systeem gemakkelijker kon worden toegepast en dat het voor onze fysiotherapeuten die de Virtual Fracture Clinic runnen, gemakkelijker is om automatisch een diagnose te kunnen kiezen om het juiste protocol te koppelen aan de patiënten. Minder gebruikersfouten bij het gebruik van het platform. ”

Ik voelde me echt aangetrokken tot het feit dat je Dynamics CRM kunt configureren om vrijwel alles te doen wat je wilt. Het is een gemakkelijke taal, het is geen codering, waardoor we zelf kleine aanpassingen kunnen maken. Als het eenmaal actief is, zijn we vrij onafhankelijk met betrekking tot het bijwerken van onze informatie.

- Lucy Cassidy, geavanceerde praktijkfysiotherapeut

Oplossing

Na verschillende opties te hebben bekeken, besloot VFC te kiezen voor Microsoft Dynamics 365. “Ik voelde me echt aangetrokken tot het feit dat je het kunt configureren om vrijwel alles te doen wat je wilt. Het is een gemakkelijke taal, het is geen codering, waardoor we zelf kleine aanpassingen kunnen maken, ”zegt Cassidy. "Als het eenmaal actief is, zijn we vrij onafhankelijk met betrekking tot het bijwerken van onze informatie."

VFC besloot om te gaan met een online implementatie van Dynamics 365 om het gemakkelijker te maken om naar andere ziekenhuizen uit te rollen als een cloudgebaseerde service in plaats van andere ziekenhuizen toe te voegen aan hun huidige gebruikerslicenties.

Een van de grootste oplossingen die VFC implementeert, is een CRM-portal. Het portaal zal in 2017 worden gelanceerd en zal naar verwachting gedurende de eerste zes maanden ongeveer 100 verwijzingen per week beheren. Na de inbeddingsfase zal dit aantal naar verwachting verdubbelen en VFC zal proberen het systeem te configureren voor integratie met andere softwareplatforms voor ziekenhuizen, waardoor de demografie van de patiënt automatisch wordt ingevuld om tijd en kosten te besparen.

Belangrijkste voordelen

VFC heeft uitgebreide voordelen gezien van hun CRM-portaal, vooral op het gebied van de patiënt. “Het is een veel meer gepolijste service. Ik denk dat als ik een patiënt was en ik een YouTube-video, een enquête en een e-mail kreeg die de helft van de tijd naar spam gaat, ik niet denk dat ik veel vertrouwen in de service zou hebben ”, zegt Cassidy. "Maar voor mij om in te kunnen gaan op een merkplatform dat lijkt op de NHS, denk ik dat het veel doet voor het vertrouwen van de patiënt in de service."

Met de uitkomstmaten kan VFC doorlopend onderzoek blijven doen naar specifiek letsel en herstel. Omdat ze alle gegevens in CRM hebben opgeslagen, kunnen ze doorgaan met hun onderzoek naar hoe virtuele modellen patiënten met specifieke verwondingen kunnen beheren en demografische gegevens in kaart brengen in termen van bereik van patiënten, leeftijd en hun interacties.

VFC gebruikt enquête om de stem van de klant beter te begrijpen. “Met betrekking tot orthopedie is het heel belangrijk om te weten dat onze patiënten beter worden van hun verwondingen, dus we hebben het zo ingesteld dat ze op dag nul een uitkomstmaat krijgen die ze invullen alsof het de dag vóór hun blessure ', zegt Cassidy. "Vervolgens activeert CRM automatisch een e-mail om ze dezelfde uitkomstmaat te sturen na zes weken, drie maanden en twaalf maanden, en tot slot een enquête om de tevredenheid van de patiënt te verzamelen over hoe zij voelen dat de service voor hen werkt."

De e-mails bevatten directe koppelingen die patiënten naar de juiste locatie in hun portal brengen. “Ik vind het leuk dat we aan CRM-kant de betrokkenheid van gebruikers kunnen meten. We kunnen zien of ze de documenten openen die we in hun bestand hebben gestopt. We kunnen zien of ze hun enquêtes doen en we kunnen prompts of herinneringen verzenden als ze dit niet doen. Ik vind dat echt geweldig ', zegt Cassidy. VFC gebruikt PowerObjects 'suite PowerPack-add-ons voor Dynamics 365, die functionaliteit toevoegen aan de CRM-component. Gebruikte PowerPacks zijn onder meer:

PowerEmail: PowerEmail stuurt automatische e-mails op basis van het activeren van de eerste trigger-e-mails van een verwijzing. Wanneer VFC een verwijzing ontvangt, wordt de eerste e-mail geactiveerd door PowerEmail, en dan is er een reeks e-mailtriggers die zijn ingesteld voor de enquêtes en de uitkomstmaten.

Elektriciteitsnet: Omdat VFC dagelijks talloze verwijzingen ontvangt, hadden ze iets nodig waarmee ze alle verwijzingen konden bekijken in plaats van elke verwijzing afzonderlijk te moeten openen om de cases te bekijken en te bekijken. Elektriciteitsnet brengt de verwijzingen in een rasterindeling zodat VFC de cellen kan bekijken die voor hen relevant zijn om een ​​diagnose te stellen. Patiëntinformatie wordt ingevoerd in PowerGrid terwijl een consultant een casus beoordeelt, zonder op elke individuele casus in te gaan.