Kijk hoe Justin het gemak van het gebruik van Microsoft Flow in combinatie met Dynamics 365 laat zien om een ​​typisch goedkeuringsproces te automatiseren. Deze oplossing elimineert de noodzaak om naar uw CRM te gaan en te zoeken naar het record in afwachting van uw goedkeuring. In plaats daarvan kunt u met één klik in realtime en onderweg goedkeuring verlenen.

Videotranscript

Hallo, mijn naam is Justin en ik ben hier om u te laten zien hoe u Microsoft Dynamics 365 en Microsoft Flow kunt inzetten voor uw organisatie om onderweg goedkeuringen te verlenen. Deze oplossing is geweldig voor Dynamics, beheerders, bouwers, echt elke organisatie die goedkeuringen heeft die mogelijk in realtime moeten worden afgehandeld.
Flow biedt ons een eenvoudige oplossing zonder code voor goedkeurders om goedkeuringsverzoeken te verwerken. Historisch gezien moesten Dynamics-gebruikers inloggen, het juiste record vinden en vervolgens iets met een record doen om een ​​goedkeuring af te handelen. Nu geeft Flow ons de mogelijkheid om dit allemaal in één keer af te handelen en levert dit het recht op uw telefoon of e-mail. En kan koppelingen bevatten naar SharePoint of Dynamics of zelfs contactgegevens van de aanvrager van de goedkeuring, waardoor het allemaal leuk en gemakkelijk is om onderweg te gebruiken.
Oké, dus laten we meteen beginnen. Wat we vandaag als voorbeeld hebben, is een verzoek om een ​​vliegreis. Dus, zoals je zou verwachten, hebben we alle generieke vluchtdetails zoals herkomst en bestemming en datums. We hebben ook een gedeelte met aanvullende details voor het geval de aanvrager van de goedkeuring iets moet vermelden aan de goedkeurder en natuurlijk hebben we de vliegtickets, want dat is waarschijnlijk waar de goedkeurder naar gaat kijken. En naar beneden, de goedkeuringsdetails zijn echt waar de goedkeuringsmotor in werking treedt. En dit is waar we de goedkeuringsaanvrager hebben en de status en de status kunnen items omvatten zoals niet gestart, ingediend in afwachting van reactie, als het is goedgekeurd, afgewezen of zelfs meer informatie nodig heeft. Bovendien hebben we de goedkeurder, in dit geval is dat Frank Keller omdat hij al onze reisverzoeken goedkeurt en we de reactiedatum en -tijd hebben en eventuele opmerkingen die hij op het verzoek heeft.
Nu we Dynamics hebben bekeken, gaan we naar Flow. All Flow doet op dit moment echt aan het kijken naar updates over het reisverzoekrecord. Zodra het die update heeft gevonden, moeten we ervoor zorgen dat de update daadwerkelijk het indienen van de reisaanvraag inhoudt. Dat is wat deze voorwaardelijke verklaring doet in de tweede actie. Het probeert ervoor te zorgen dat de gebruiker op de verzendknop heeft gedrukt. Anders zijn alle andere wijzigingen die met het verzoek zijn gebeurd in dat record in Dynamics, ze moeten onmiddellijk worden beëindigd, omdat het op dit moment nog niet ter beoordeling is ingediend. Als het echter is ingediend, is dat wat de voorwaardelijke verklaring zal vangen, en het zal het ja-pad sturen.
In de volgende stap werken we alleen maar het reisverzoekrecord bij, zodat we officieel in de ingediende en wachtende antwoordstatus zijn. Dit stelt ons in staat om rekening te houden met het record in Dynamics, om te weten dat het daadwerkelijk is ingediend. De volgende twee stappen lijken eigenlijk erg op elkaar. Het enige dat ze echt doen, is gegevens ophalen van de gebruikers in het systeem. Dus, de eerste set, op de aanvrager van de reiziger, dit is de persoon die goedkeuring vraagt ​​voor hun reisplannen. Dit gaat dus in Dynamics en vindt het record van de gebruiker of het record van reisaanvragers. Dat zal later in het spel komen omdat we hun e-mailadres nodig hebben voor de antwoorden en het goedkeuringssysteem. De andere stap is het verkrijgen van het goedkeurende Dynamics-record. Op dit moment hebben we voldoende informatie om door te kunnen gaan naar het daadwerkelijke goedkeuringsverzoek. Dus de volgende actie hier in blauwachtig paars is de actie die daadwerkelijk een melding op mobiele apparaten en in e-mailformaat naar de goedkeurder verzendt.
Dit is dus het punt waarop de goedkeurder interactie krijgt met het daadwerkelijke goedkeuringsverzoek. Terwijl we in de goedkeuringsactie klikken, kunt u zien dat er veel velden zijn die moeten worden ingevuld. Er zijn echt heel wat soorten goedkeuring. In dit geval hebben we maar één reactie nodig. En we gebruiken klantreacties en de reden daarvoor is, omdat we ook de mogelijkheid willen hebben om de optie meer informatie-respons nodig te hebben voor het geval de goedkeurder meer informatie van de goedkeuringsaanvrager nodig heeft. Verderop zie je zelfverklarende gebieden zoals titel, dit is de naam van het daadwerkelijke reisverzoek. De toegewezen aan is het e-mailadres van de goedkeurder en dat kwam uit de bovenstaande stap. En hieronder hebben we zelfs een itemlink die de goedkeurder rechtstreeks naar Dynamics brengt, zodat ze snel kunnen controleren of ze de record zelf willen zien. Dit alles maakt dit heel, heel gemakkelijk vanaf een mobiel apparaat.
Ten slotte hebben we, nadat de goedkeurder afwijst of goedkeurt of zelfs om meer informatie vraagt, een vermogen nodig om te begrijpen wat die uitkomst is. En zodra dat gebeurt en zodra de goedkeurder klikt op een knop in de mobiele applicatie, gebruiken we een schakelaar. En in dit geval heeft de schakelaar technisch vier verschillende reacties. Een daarvan is een standaardinstelling die we momenteel niet gebruiken, en dat zie je helemaal aan de rechterkant. Maar uiteindelijk hebben we het verzoek goedgekeurd, is het verzoek afgewezen of hebben we meer informatie nodig. Met de schakelaar kunnen we verschillende paden bewandelen in plaats van alleen maar ja of nee te zeggen, er is iets gebeurd.
In dit geval gaan we het hebben over de aanvragen die worden goedgekeurd. Er zijn nog twee stappen te doorlopen. En het enige dat ze echt met zich meebrengen, is het record bijwerken, het record van de reisaanvraag nog een keer en vervolgens een e-mail verzenden als reactie op de goedkeuring van de aanvrager. Bij de update-actie werken we alleen de goedkeuringsstatus bij naar goedgekeurd en zorgen we er vervolgens voor dat de opmerkingen van de goedkeurder die ze mogelijk in de rij hebben getypt, worden opgenomen in het opmerkingenveld in Dynamics. Het verzenden van een e-mailreactie is super eenvoudig en het enige dat we hier echt moeten doen, is een reactie op de goedkeuring sturen en in dit geval is alles wat we doen zeggen dat uw reisaanvraag is goedgekeurd.
Oké, laten we dit ding afvuren. Het eerste wat we gaan doen, is onze Flow in testmodus zetten. Laten we teruggaan naar Dynamics. En we gaan dit op dit moment ter beoordeling indienen. Dus, laat me op die knop klikken en ik ga het record opslaan. Je kunt nu zien dat het eigenlijk begint te lopen terwijl we praten. Het wordt dus opgevangen dat de update kijkt of de revisiestatus de echte status heeft en doorloopt al deze verschillende stappen. Het werkt het reisverzoekrecord bij, krijgt de informatie over de aanvrager, krijgt informatie over de goedkeurder en start vervolgens de goedkeuring.
Laten we naar het mobiele apparaat gaan en op mijn telefoon heb ik nu de goedkeuring. En hier is het verzoek en u kunt alle informatie zien die deel uitmaakte van ons reisverzoek in Dynamics. Nee, het duikt weer op en nu kunnen we goedkeuren of afwijzen. Laten we in dit geval op goedkeuren klikken en u kunt zien dat het verzoek is goedgekeurd en we kunnen op Klaar klikken.
Oké, dus laten we teruggaan naar Flow. En u kunt zien dat de goedkeurder interactie heeft gehad met het goedkeuringsverzoek. Dus dat is groen aangevinkt. De schakelaars hebben nu ook de groene status omdat het de case heeft gevonden die het nodig heeft. Het verzoek is goedgekeurd. We moeten het reisverzoekrecord bijwerken. U kunt de details doornemen en alle informatie bekijken. Laat je hier hier niet bij. Maar we hebben ook een e-mail die is verzonden, waarbij uw reisverzoek is goedgekeurd. En als ik naar e-mail ga en hier is mijn goedkeuringse-mail. En zoals u kunt zien, hebben we nu de mogelijkheid om terug te reageren op goedkeurders en goedkeuringen en aanvragers over de status van een actie.
Nu we Flow hebben gezien, laten we eens kijken naar het Dynamics-record. Oké, hier onderaan gedaan, kun je zien dat de status, de status van de goedkeuring is goedgekeurd. We hebben datums waarop het verzoek is verzonden en wanneer het antwoord ook is teruggestuurd. Zoals u ziet, wordt Dynamics dus gebruikt als ruggengraat voor het hele systeem en worden alle gegevens in de eigenlijke goedkeuringsmotor bewaard.
Zoals u ziet, lijkt Microsoft Flow misschien intimiderend, maar het is echt niet zo ingewikkeld en het is een geweldige manier om mobiele goedkeuringen voor uw bedrijf te starten. Ga voor meer informatie over Microsoft Flow naar onze website waar we bronnen en trainingsmogelijkheden voor u beschikbaar hebben. Bedankt voor het kijken naar Dynamics 365 In Focus.